Administratif Ref. R 03-01

Un poste de Responsable des Secrétariats Médicaux du Pôle Abdomen et Métabolisme à 100%

Caractéristiques du poste

Modalité : 100%

Contexte

PRÉSENTATION GÉNÉRALE DU SECTEUR D’ACTIVITE

Le secrétariat du pôle se compose de 42,65 ETP pour 46 agents.

Ce pôle est constitué de 5 services :

• Service des maladies de l’appareil digestif 

• Service des maladies du foie 

• Service d’urologie

• Service de chirurgie hépatobiliaire et digestive 

• Service d’endocrinologie diabétologie nutrition 

 

LIEU D’EXERCICE

• Le poste de la responsable des secrétariats du pôle est situé au 1er étage de Laennec

 

RATTACHEMENT HIÉRARCHIQUE 

• Directeur des Affaires Médicales

• Coordinatrice des secrétariats médicaux du CHU

 

RELATIONS FONCTIONNELLES PRINCIPALES

• Chef du pôle

• Directeur délégué du pôle

• Cadre Supérieur de santé du pôle 

• Chefs de service du pôle

• Médecins du pôle

• Cadres de santé du pôle 

• Cadre de gestion du pôle 

• Contrôleur de gestion du pôle 

• Responsables des secrétariats des pôles

• Autres Directions fonctionnelles

• Responsable et gestionnaires du bureau des ressources humaines

• Responsable et gestionnaires des bureaux des entrées

Mission

MISSIONS

La Responsable des secrétariats est chargée de l’organisation et de la coordination de l’activité,  des moyens en ressources humaines et matérielles des secrétariats médicaux du pôle.

ACTIVITÉS PRINCIPALES 

 Management

• Assurer un rôle de responsable d’équipe de l’ensemble des secrétariats

• Organiser et coordonner l’activité et les moyens en ressources humaines de l’ensemble des secrétariats

• Animer et accompagner les équipes de secrétaires médicales

• Organiser et animer des groupes de travail ou réunions

• Diffuser l’information auprès des secrétaires médicales

 Gestion des ressources humaines

• Organiser la gestion du personnel : plannings, propositions des affectations et des remplacements…

• Participer au recrutement des secrétaires médicales du pôle

• Evaluer les secrétaires médicales et leur fixer des objectifs

• Former et évaluer les stagiaires et les remplaçantes

 Formation

• Recueillir les besoins en formation des secrétaires médicales

 Communication

• Collaborer avec le Chef de pôle et les Chefs de service dans les projets impliquant les secrétaires

• Evolution des métiers, adaptation et maîtrise des nouvelles technologies

• Harmoniser les outils et supports sur l’ensemble des secrétariats médicaux du pôle

• Accompagner le déploiement de nouveaux outils

• Participer à l’aménagement des secrétariats (suivi de travaux, réaménagement, ergonomie…)

 Évaluation de l’activité

• Développer les indicateurs de qualité

ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES 

• Participer au bureau de pôle.

Exigences du poste

DIPLÔME(S) PROFESSIONNEL(S) REQUIS OU SOUHAITE(S)

• BTS Assistante de Direction, avec expérience en secrétariat médical

• BTS SP3S

• Bac avec expérience significative en secrétariat médical > à 5 ans

FORMATION(S) REQUISE(S) OU SOUHAITÉE(S)

• Management d’équipe

• Formation en communication

EXPÉRIENCE(S), CONNAISSANCE(S) ET SAVOIR FAIRE REQUIS OU SOUHAITE(S)

• Techniques de secrétariat médical

• Vocabulaire médical

• Gestion des ressources humaines 

• Conduite de projet

• Droits des patients 

• Techniques de communication et de négociation

• Maîtrise des outils bureautiques et téléphoniques 

• Expérience d’animation et de mobilisation d’une équipe

• Archivage des dossiers médicaux 

• Identitovigilance 

QUALITÉS REQUISES

• Capacités managériales

• Capacité relationnelles développées (objectivité, pédagogie, négociation)

• Capacité à accompagner le changement

• Capacité d’investissement dans la mission confiée

• Capacité à collaborer avec l’équipe d’encadrement du pôle

• Capacités d’analyse

• Capacité à se positionner

• Capacités à maitriser de nouveaux logiciels

• Compétences organisationnelles

• Discrétion et confidentialité

• Dynamisme et disponibilité

CONDITIONS D’EXERCICE

• Poste à 100 % 

• Continuité de service en binôme avec une responsable des secrétariats d’un pôle

• Amplitude horaire : 08 h 30 – 18 h 00

• Durée d’engagement minimum entre 3 et 5 années 

• Titulaire, stagiaire, CDI pour les contractuel(le)s