Administratif Ref. R 03-01

Un poste de Responsable des Secrétariats du Pôle Abdomen et Métabolisme à 100%

Caractéristiques du poste

Modalité : 100%

Contexte

PRÉSENTATION GÉNÉRALE DU SECTEUR D’ACTIVITE

Le secrétariat du pôle se compose de 42,65 ETP pour 46 agents.

Ce pôle est constitué de 5 services :

• Service des maladies de l’appareil digestif 

• Service des maladies du foie

• Service d’urologie

• Service de chirurgie hépatobiliaire et digestive 

• Service d’endocrinologie diabétologie nutrition 

 

LIEU D’EXERCICE

• Le poste de la responsable des secrétariats du pôle est situé au 1er étage de Laennec

 

RATTACHEMENT HIÉRARCHIQUE 

• Le Directeur des Affaires Médicales

• La Coordinatrice des secrétariats médicaux du CHU

 

RELATIONS FONCTIONNELLES PRINCIPALES

• Chef du pôle

• Directeur délégué du pôle

• Cadre Supérieur de santé du pôle 

• Chefs de service du pôle

• Médecins du pôle

• Cadres de santé du pôle 

• Cadre de gestion du pôle 

• Contrôleur de gestion du pôle 

• Responsables des secrétariats des pôles

• Autres Directions fonctionnelles

• Responsable et gestionnaires du bureau des ressources humaines

• Responsable et gestionnaires des bureaux des entrées

Mission

MISSIONS

• La Responsable des secrétariats est chargée de l’organisation et de la coordination de l’activité,  des moyens en ressources humaines et matérielles des secrétariats médicaux du pôle.

ACTIVITES PRINCIPALES 

 Management

 Assurer un rôle de responsable d’équipe de l’ensemble des secrétariats

 Organiser et coordonner l’activité et les moyens en ressources humaines de l’ensemble des secrétariats

 Animer et accompagner les équipes de secrétaires médicales

 Organiser et animer des groupes de travail ou réunions

 Diffuser l’information auprès des secrétaires médicales

 Gestion des ressources humaines

 Organiser la gestion du personnel : plannings, propositions des affectations et des remplacements…

 Participer au recrutement des secrétaires médicales du pôle

 Evaluer les secrétaires médicales et leur fixer des objectifs

 Former et évaluer les stagiaires et les remplaçantes

 Formation

 Recueillir les besoins en formation des secrétaires médicales

 Communication

 Collaborer avec le Chef de pôle et les Chefs de service dans les projets impliquant les secrétaires

 Evolution des métiers, adaptation et maîtrise des nouvelles technologies

 Harmoniser les outils et supports sur l’ensemble des secrétariats médicaux du pôle

 Accompagner le déploiement de nouveaux outils

 Participer à l’aménagement des secrétariats (suivi de travaux, réaménagement, ergonomie…)

 Evaluation de l’activité

 Développer les indicateurs de qualité

Exigences du poste

DIPLÔME(S) PROFESSIONNEL(S) REQUIS OU SOUHAITE(S)

• BTS Assistante de Direction, avec expérience en secrétariat médical

• BTS SP3S

• Bac avec expérience significative en secrétariat médical > à 5 ans

FORMATION(S) REQUISE(S) OU SOUHAITÉE(S)

• Management d’équipe

• Formation en communication

EXPÉRIENCE(S), CONNAISSANCE(S) ET SAVOIR FAIRE REQUIS OU SOUHAITE(S)

• Techniques de secrétariat médical

• Vocabulaire médical

• Gestion des ressources humaines 

• Conduite de projet

• Droits des patients 

• Techniques de communication et de négociation

• Maîtrise des outils bureautiques et téléphoniques 

• Expérience d’animation et de mobilisation d’une équipe

• Archivage des dossiers médicaux 

• Identitovigilance 

QUALITÉS REQUISES

• Capacités managériales

• Capacité relationnelles développées (objectivité, pédagogie, négociation)

• Capacité à accompagner le changement

• Capacité d’investissement dans la mission confiée

• Capacité à collaborer avec l’équipe d’encadrement du pôle

• Capacités d’analyse

• Capacité à se positionner

• Capacités à maîtriser de nouveaux logiciels

• Compétences organisationnelles

• Discrétion et confidentialité

• Dynamisme et disponibilité

CONDITIONS D’EXERCICE

• Poste à 100 % 

• Continuité de service en binôme avec une responsable des secrétariats d’un pôle

• Amplitude horaire : 08 h 30 – 18 h 00

• Durée d’engagement minimum entre 3 et 5 années