Soignant Ref. R07-09

Un poste de Cadre de Santé secteur Approvisionnement Pôle Pharmacie à 100%

Caractéristiques du poste

Modalité : 100%

Contexte

PRÉSENTATION GÉNÉRALE DE L’ETABLISSEMENT ET DU PÔLE

 

• Les activités du pôle pharmaceutique sont organisées sur 2 sites (Pontchaillou et l’Hôpital Sud) et comprennent également les dispensations des produits pharmaceutiques (médicaments et dispositifs médicaux),  sur  les sites de La Tauvrais, de l’Hôtel Dieu,  ainsi qu’au niveau des Centres Pénitentiaires. 

Outre cette activité de dispensation, le Pôle assure également les achats, l’approvisionnement et le stockage des produits pharmaceutiques du CHU, la fabrication - production de médicaments et produits, la stérilisation de l’instrumentation chirurgicale,  ainsi que les fonctions de matériovigilance. 

• La responsabilité médicale du pôle est assurée par le Dr Vincent Gicquel, Pharmacien. 

• L’effectif du pôle : L’effectif total du pôle est de 196,39 ETP (Personnel médical : 19,5 ETP, personnel non médical : 176,89 ETP). 

 

PRESENTATION GENERALE DU DOMAINE D’ACTIVITE

 

• Le cadre de santé dans le pôle pharmaceutique  est en charge de l’encadrement  des professionnels non médicaux réalisant des tâches dans un périmètre d’activités pharmaceutiques défini pour l’UF Approvisionnement, dotée d’un effectif de personnel non médical  de 46 personnes ; 7 chauffeurs, 23 Agents Opérateurs de Logistique Générale et  16 Préparateurs en Pharmacie Hospitalière. La  responsabilité médicale de ce périmètre est  assurée  par  le Dr L Gueneret  pharmacien. 

• Il collabore au sein d’une équipe de 4 cadres  de santé et 1 logisticien  managée par le Cadre supérieur de santé du pôle.

 

LIEUX D’EXERCICE

• Hôpital Pontchaillou dans le bâtiment  Jean Dausset au niveau 0 et -1 de la PUI. 

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE : positionnement du poste dans l’organigramme

• Cadre supérieur de santé de pôle 

• Directeur de soins du pôle 

RELATIONS FONCTIONNELLES PRINCIPALES

 Avec les professionnels du pôle

o Pharmaciens

o Cadre supérieur de santé, cadres de santé

o Professionnels non médicaux du pôle (Préparateurs en pharmacie ; Agents Logistiques ; Chauffeurs ; Personnels administratifs ; agents de stérilisation ; équipe IDE de stérilisation)

o Contrôleur de gestion

o Logisticien 

 

 Avec les professionnels externes au pôle

o Agents de la logistique et des services techniques de la DPAL

o Informaticiens de la DIFSI

o Cadres de santé du CHU

o Responsables du site BMT et de la maintenance Eiffage

o Prestataires externes de maintenance

o Fournisseurs

 

Mission

MISSIONS 

 Prendre part au projet d’établissement et à la sécurisation du circuit du médicament.

 Participer à la mise en place du projet du pôle pharmaceutique et à sa politique qualité, gestion des risques et développement durable. 

 Participer à la définition des objectifs de l’UF avec le responsable pharmacien de l’UF.

 Garantir l’organisation, le fonctionnement et la gestion des tâches relevant des professionnels non médicaux pour un maintien de la qualité des prestations.

 Garantir la coordination des professionnels non médicaux, en intra PUI  et avec les unités « clients ». 

 Garantir le respect des procédures et des règles de confidentialité, d’hygiène, de sécurité du personnel et des locaux.

ACTIVITES PRINCIPALES 

 Organiser les activités en lien avec les objectifs définis

o Définir, formaliser, planifier et coordonner l’organisation générale des  activités :

- rédiger et actualiser les descriptifs de tâches ainsi  que les procédures et instructions de travail des personnels non médicaux,

- élaborer les plannings d’activité,

- élaborer les tableaux de présence du personnel qui assurent la continuité de l’activité et la cohérence avec les compétences des personnels, 

- contrôler la cohérence de la planification avec les fluctuations de la charge de travail.

o Analyser les activités, en suivre les dysfonctionnements et proposer des actions correctives.

o Participer à l’élaboration du rapport d’activité de l’UF.

 Gérer les ressources humaines non médicales placées sous leur responsabilité en collaboration avec le CSS et la DRH

o Gérer les effectifs : 

- définir et négocier les besoins en personnel,

- préparer et suivre la gestion prévisionnelle des effectifs privilégiant la mutualisation des moyens au sein du pôle, 

- gérer l’absentéisme, 

- renseigner le logiciel AGHIR.

o Participer au recrutement et à l’affectation des personnels :

- élaborer et actualiser les profils de postes, 

- proposer les évolutions de compétences nécessaires à l’organisation de l’activité,

- organiser les modalités d’accueil des nouveaux personnels et des stagiaires. 

o Evaluer les agents et mettre en place des moyens leur permettant de progresser, de préparer un projet de mobilité ou de promotion (tableau de compétences, évaluation des pratiques professionnelles, développement professionnelles continu)

o Accompagner la formation : 

- identifier les besoins en formation permanente internes ou externes du personnel, en assurer le suivi et évaluer les résultats en lien avec les orientations du projet de pôle et/ou aux besoins individuels,

- planifier les professionnels au regard  du plan de formation, 

- coordonner la planification des stagiaires, 

- préparer l’intégration et la progression des acquis des nouveaux professionnels en développant le tutorat 

- participer au développement des compétences des professionnels  sur l’utilisation de l’outil informatique dans leur pratique quotidienne

 Animer et communiquer 

o Mobiliser les professionnels non médicaux  autour du projet du pôle et des activités. 

o Planifier et animer des réunions d’information, des travaux de groupe, pour maintenir une dynamique constructive auprès des professionnels non médicaux. 

o Formaliser  et organiser la diffusion et la circulation des supports d’information aux professionnels non médicaux  des activités  et inter- domaines d’activités.

o S’attacher à maintenir la prévision régulière de réunions de travail avec les responsables médicaux et les professionnels de santé des unités de soins.

 Gérer les locaux et les équipements

o Veiller au respect des conseils réglementaires d’utilisation des locaux et du matériel. 

o Responsabiliser nominativement le personnel dans leurs pratiques, les  impliquer dans la prévention des infections nosocomiales par l’application des règles d’hygiène.

o Identifier les interventions de réparation dans les locaux.

o Réaliser des états des lieux quantitatifs et qualitatifs et participer aux opérations de renouvellement ou d’achats.

o Etablir et suivre un programme prévisionnel de maintenance des équipements médicaux. (chambre froide, réfrigérateurs, informatique...).

o Analyser et rendre compte des défaillances du matériel.

o Assurer la gestion des imprimés et fournitures.

ACTIVITES COMPLEMENTAIRES 

 Réaliser les tâches confiées à l’encadrement dans le cadre des EPCP (Equipe Pharmaceutique de Correspondance des Pôles)

 Planifier et organiser les opérations exceptionnelles (inventaire, clôture, ouverture/fermeture d’UF…)

 Rédiger les notes de service en cas de modifications ponctuelles des activités (férié, inventaire, grève…)

 Etre l’interface entre les équipes soignantes, le corps médical et la direction des soins (participation aux réunions de l’encadrement du CHU et groupes de travail institutionnels)

 Susciter des actions de recherche et participer à des groupes de travail institutionnels

 Intervenir dans la formation des futurs professionnels (préparateurs en pharmacie « filière hôpital » ; IFSI; IFCS)

Exigences du poste

DIPLÔME(S) PROFESSIONNEL(S) REQUIS OU SOUHAITE(S)

• Etre titulaire du certificat cadre de santé

• Diplôme d’état : Brevet professionnel de Préparateur en Pharmacie ou DE d’infirmière ou DE d’infirmière de bloc opératoire

FORMATION(S) REQUISE(S) OU SOUHAITÉE(S)

• Formations institutionnelles au management, à la gestion des conflits…

EXPERIENCE(S), CONNAISSANCE(S) ET SAVOIR FAIRE REQUIS OU SOUHAITE(S)

• Maitriser les outils informatiques et bureautiques 

• Maitriser les outils méthodologiques de gestion du personnel

• Privilégier la participation et  la responsabilisation comme outil de management 

• Connaitre les principes de démarche qualité, de  gestion des risques et développement durable

• Avoir des connaissances en matière de législation professionnelle, de règlementation sanitaire

COMPETENCES PROFESSIONNELLLES

• Capacité à travailler dans le cadre d’un process  logistique pharmaceutique et  à le mettre ainsi que  « le client  » au centre de son travail.

• Savoir animer, faire adhérer et participer pour lancer une dynamique de projet 

• Savoir gérer les priorités, s’adapter aux situations d’urgence

• Savoir anticiper 

• Savoir  négocier

• Savoir se positionner 

CONNAISSANCES SPECIFIQUES    

• Connaitre le traitement de données et de statistiques

• Connaitre les exigences réglementaires d’une PUI

• Connaître les outils et les technologies de gestion de production industrielle et logistique 

QUALITES REQUISES

• Avoir l’esprit d’analyse et de synthèse et le sens de l’organisation.

• Avoir le sens de l’autorité exercée avec tact, mesure et équité.

• Avoir le sens de l’observation, de l’écoute et du dialogue

• Avoir la faculté d’adaptation au changement

• Etre rigoureux et méthodique

• Etre à l’aise en matière d’expression écrite et orale

• Etre créatif

• Etre capable de travailler collectivement avec les autres

CONDITIONS D’EXERCICE

• Poste de jour à temps plein

• Investissement dans le poste : 3 ans à 5 ans

• Durée journalière de travail : 7h30 du lundi au vendredi 

• Planification des absences concertées avec l’ensemble des cadres du pôle  afin que la prise de congé respecte la continuité et complémentarité des activités. 

• Déplacements réguliers sur les autres sites et  dans les unités de soins