Administratif Ref. R 04-09

un Poste d’Assistant(e) de Gestion au Pôle de Formation des Professionnels de Santé à 100%

Caractéristiques du poste

Modalité : 100%

Contexte

PRESENTATION GENERALE DU SECTEUR D’ACTIVITE

 

• Pôle de 9 formations paramédicales et sages-femmes, accueillant environ 950 étudiants

• CHU établissement support des instituts et écoles

• Tutelle de l’ARS pour le suivi des formations, et du Conseil Régional pour le financement

• Conventionnements avec l’Université 

• Le pôle fait partie du Groupement Hospitalier de Territoire Haute-Bretagne et à ce titre travaille en étroite collaboration  avec les Instituts de formation du CH de fougères et du CH de Redon , sur des projets communs.

 

 

 

LIEU D’EXERCICE

 

Pôle de Formation des Professionnels de santé

 

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE : positionnement du poste dans l’organigramme

 

Directeurs des soins  des  instituts  de formation 

 

RELATIONS FONCTIONNELLES PRINCIPALES

 

  les Directeurs d’instituts et des écoles  paramédicales et sages- femmes du CHU 

• Le Directeur des Ressources Humaines

• La Directrice des Finances et des Systèmes d’Information

• L’attaché d’administration et l’Adjoint des Cadres Hospitaliers du pôle gestion des effectifs et de la masse salariale

• L’attaché d’administration et l’adjoint des cadres de la DIFSI chargée des budgets annexes

 

Mission

MISSIONS

L’assistant de gestion est le collaborateur des directeurs du pôle dans l’élaboration et le suivi du budget C, dans la mise en œuvre d’outils de suivi, du budget et d’analyse des coûts.

 Il est le référent utilisateur BO  pour les Ecoles 

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Budgétaires :

• Élaborer le cadre budgétaire annuel présenté à la région en lien avec les Directrices, les Finances et la DRH.

• Suivi budgétaire des dépenses de personnel (titre I) et des autres charges (titre II) et analyse des évolutions de consommation de crédits

• Veiller à la bonne imputation des comptes au vu de la certification des comptes.

• Analyser les tableaux de bord nécessaires à la conduite du budget, suivre et analyser les indicateurs afin de mesurer le niveau de réalisation des actions et des missions du pôle. 

• Contribuer à l’élaboration et au suivi des programmes annuels : équipements hôteliers, informatiques et petit matériel médical, petits travaux, plan de formation du pôle. 

• Garantir la bonne imputation des coûts par la tenue de la comptabilité analytique par institut et école. 

• Produire des EPRD par formation. 

• Assurer le suivi budgétaire de l’activité de la formation continue dispensée par les instituts. 

• Transmettre les données de l’activité de la formation continue au service de la formation continue du CHU pour la déclaration DIRRECTE. 

• Assurer le suivi du budget de la taxe d’apprentissage, vérifier la bonne attribution hors quota 

• Suivi de certaines dépenses (Travaux, investissements)

Effectifs : 

• Suivi du Tableau des Emplois rémunérés et de la numérotation des postes budgétaires du budget C

• Assurer le suivi des effectifs en lien avec les directrices des écoles et le TSH de la DRH en charge de la gestion des effectifs et de la masse salariale 

• Veiller à la conformité de la numérotation des postes auprès du TSH de la DRH 

• Assurer périodiquement la production des statistiques des effectifs (mensuel – annuel).

Gestion/Organisation : 

• Participer à l’optimisation des organisations internes. 

• Alerter les responsables du pôle lorsque des écarts sont constatés par rapport aux prévisions d’activités ou de moyens, rechercher les informations nécessaires à leur compréhension, proposer des solutions. 

• Etablir des procédures afin de faciliter le circuit entre les différents services 

• Etablir des statistiques sur les donateurs de la Taxe d’apprentissage 

• Mettre en place des documents communs aux écoles pour le calcul du coût de la formation continue en lien avec les cadres supérieurs et les directrices des écoles. 

• Participer à la certification qualité des écoles pour le volet budgétaire.

• Inventaire informatique (Taxe d’apprentissage  CHU)

Informatique : 

• Créer et développer des outils de suivi de l’activité et des coûts (excel)

• Créer des requêtes BO adaptées aux problématiques des écoles.

• Consultation du logiciel comptable Magh 2

Régie :

• Assumer les nouvelles fonctions de régisseur des écoles :

- Mise en place de la nouvelle procédure de la régie des écoles en lien avec la DIFSI, le service informatique et la trésorerie

- Titulaire du compte de la régie des écoles :

- Gérer les flux financiers perçus par la régie (remise de chèque, paiement internet)

- Effectuer les mouvements comptables (établir les chèques à hauteur des montants des paiements via internet + frais bancaires)

- Vérifier les relevés de compte

- Vérifier la comptabilité de la régie du début à la fin (de la comptabilité de la Trésorerie (compte bancaire) à la comptabilité du service financier 

- Encaissement de la Taxe d’apprentissage

- Procéder aux écritures du grand livre.

Divers :

• Répondre aux demandes ponctuelles des différents services des écoles et du CHU.

Exigences du poste

DIPLÔME(S) PROFESSIONNEL(S) REQUIS OU SOUHAITE(S)

BTS Gestion PME PMI ou équivalent 

Ces fonctions s’adressent à des agents de catégorie B

CONNAISSANCE(S) REQUISE(S) OU SOUHAITEE(S)  

• Bonne maîtrise des outils de bureautique habituels et notamment d’Excel

• Connaissance des logiciels BO, Magh2, 

• Connaissance des règles de gestion budgétaire et comptable des établissements publics hospitaliers et de la M 21

• Connaissance des principes de la comptabilité analytique

• Connaissance sur les organismes de tutelle et finances (ARS, Région…)

EXPERIENCE(S) SOUHAITEE(S)

• Fonctions dans le domaine budgétaire

QUALITES ET CAPACITES REQUISES

• Motivation et intérêt pour exercer dans le pôle de formation

• Etre force de propositions dans l’exercice de la mission

• Grande curiosité - capacité d’adaptation 

• Capacité à travailler en équipe pluri-professionnelle

• Qualités relationnelles

• Disponibilité 

• Esprit d’initiative et d’autonomie

CONDITIONS D’EXERCICE

• Poste à 100%