Administratif Ref. R 01-11

Un poste d'Assistant(e) Médico-Administratif(ve) à 100% aux Consultations d'Ophtalmologie

Caractéristiques du poste

Modalité : 100%

Contexte

PRÉSENTATION GÉNÉRALE DU SECTEUR D’ACTIVITE

Intégré au pôle Neurosciences, les Consultations d’Ophtalmologie situées au 7ème étage du bloc Pontchaillou englobent : les consultations externes et  internes, les consultations en urgence. De plus, il y a le Bloc de « chirurgie mineure ».

Equipe d’Ophtalmologie: IDE, AS, ASH,  secrétaires et orthoptistes.

Les consultations d’ophtalmologie sont dirigées par le Pr MOURIAUX.

 

LIEU D’EXERCICE

• Secteur de soins situé au 7ème étage du bloc hôpital de Pontchaillou, petite aile.

 

RATTACHEMENT HIÉRARCHIQUE : positionnement du poste dans l’organigramme

• Coordinatrice des secrétariats médicaux

• Responsable des secrétariats médicaux

 

RELATIONS FONCTIONNELLES PRINCIPALES

Exercice en collaboration avec :

• l’équipe médicale et paramédicale d’ophtalmologie consultation et hospitalisation, 

• les orthoptistes de la consultation d’ophtalmologie, 

• l’encadrement de la consultation, de l’hospitalisation et du bloc opératoire

• le secrétariat d’accueil d’ophtalmologie.

• le bureau des entrées

• les différentes unités du CHU.

• DIFSI (Informatique, contrôle financier, cellule d’identito-vigilance)

• SDIM (Service des Dossiers Médicaux et de l’Information Médicale)

• Organismes débiteurs dont Correspondant de la CPAM, Trésorerie Principale du CHU

• Direction des Affaires Médicales 

• Secrétariat de Faculté

• Visiteurs médicaux

 

Mission

MISSIONS

L’assistant médico-administratif a en charge l’accueil physique et téléphonique, répondre aux demandes de rendez-vous de consultations internes et externes, assurer la prise en charge administrative des consultations OPH, gérer les dossiers des consultants.

ACTIVITE PRINCIPALE

• RELATION COMMUNICATION

Accueil des patients venant en consultation, accueil et renseignements aux patients et à leur famille, accueil téléphonique et gestion des appels, transmissions d’informations aux différentes équipes médicales et paramédicales des unités de soins.

• ACCUEIL

Accueillir les consultants (publics et privés), les hospitalisés et accompagnants, orienter les consultants vers la consultation OPH, vers les zone d’orthoptie ou de chirurgie mineure, assurer l’accueil téléphonique aux correspondants et donner des RDV de consultations externes.

• GESTION

Gérer la prise de rendez-vous des consultants en interne et externe, par téléphone, en direct, par mail, par courrier ou bon interne ainsi que via Ophtix (logiciel de spécialité), numériser les demandes papiers de rendez-vous internes et externes, organisation et gestion des rendez-vous de consultations neurochirurgicales, rechercher et gérer des dossiers, archivage.

INFORMATION-FORMATION ET ENCADREMENT

• Participe aux formations institutionnelles.

• Participe à la vie de l’unité en assistant aux réunions de service.

• Participe à la formation, l’encadrement de stagiaires et des nouveaux professionnels.

• Recherche de l’amélioration des pratiques et de fonctionnement du secrétariat.

• Identifie les besoins en formation avec l’aide de la responsable des secrétariats médicaux.

Exigences du poste

DIPLÔME(S) PROFESSIONNEL(S) REQUIS OU SOUHAITE(S)

• Assistant médico-administratif

• Baccalauréat ST2S 

• BTS SP3S

FORMATION(S) REQUISE(S) OU SOUHAITÉE(S)

• Outil informatique : DxCare bureautique, Sillage,  PTAH, Convergence, DxPlanning,  Ophtix.

• Formation en techniques de gestion et outils bureautiques (Word, Excel, Outlook…).

• Connaissance des règles de gestion.

EXPÉRIENCE(S), CONNAISSANCE(S) ET SAVOIR FAIRE REQUIS OU SOUHAITE(S)

• Maîtrise de l’outil informatique.

• Maîtrise du parcours du consultant.

• Intérêt pour les relations avec le public.

• Connaissance de l’organisation interne du CHU. 

• Maîtrise des outils informatiques Convergence, DxPlanning.