Administratif Ref. R 05-02

Un poste d'Adjoint des Cadres à la Direction des Affaires Médicales à 100%

Caractéristiques du poste

Type de contrat : CDI

Modalité : 100%

Contexte

PRESENTATION GENERALE DU SECTEUR D’ACTIVITE

Gestion du temps de travail médical, de la permanence et la continuité des soins

Secteur composé d'un adjoint des cadres et de deux adjoints administratifs

 

LIEU D’EXERCICE

Direction des Affaires Médicales – Bâtiment de la Direction Générale – Site Pontchaillou

 

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE : positionnement du poste dans l’organigramme

Directeur des affaires médicales

Directrice adjointe des affaires médicales

Attachée d’Administration Hospitalière

 

RELATIONS FONCTIONNELLES PRINCIPALES

Directeur, Directrice adjointe, A.A.H., A.C.H., praticiens - internes et étudiants hospitaliers, secrétariats médicaux, Trésorerie principale, DIFSI

Mission

MISSIONS

- Encadrement du secteur

- Gestion et suivi du tableau général de l’organisation de la permanence des soins du CHU de Rennes

- Veille à l’application et au respect des règles de gestion du temps de travail médical

- Participation à l’élaboration, au suivi et au respect des maquettes organisationnelles

- Référent « paie » : permanence des soins et temps de travail additionnel

- Référent du logiciel de gestion de temps de travail e-GTTPM

- Préparation et participation aux Commissions de l’Organisation de la Permanence des Soins (COPS)

- Gestion et suivi des mouvements de grève du personnel médical 

- Gestion des statistiques liées au tableau de service

 

ACTIVITES PRINCIPALES

 Encadrement du secteur

- Animer l’équipe

- Accompagner le changement

- Elaborer et harmoniser les procédures afin de répondre notamment aux exigences de certification des comptes

- Relayer auprès de l’équipe les objectifs institutionnels et du service

Gestion et suivi du protocole général de la permanence des soins du CHU de Rennes 

- Contrôler, mettre en œuvre et suivre du protocole général de la permanence des soins (gardes, astreintes des effectifs seniors, internes et externes…) en lien avec les décisions prises en COPS et élaboration de documents associés (décisions, autorisations, …)

Veille à l’application et au respect des règles de gestion du temps de travail médical

- Assurer la veille réglementaire

- Informer et former l’ensemble de la communauté médicale aux règles et à la gestion du temps de travail médical

- Suivre la bonne application des règles de gestion de temps de travail médical

- Elaborer et mettre à jour les différents guides de gestion du temps de travail

- Contrôler, paramétrer et corriger les droits à congés des personnels médicaux

- Encadrer l’équipe dans la gestion des congés et des CET

Participation à l’élaboration, au suivi et au respect des maquettes organisationnelles

Référent « paie » : permanence des soins et temps de travail additionnel

- Définir les contrôles de paie à réaliser

- Superviser l’envoi en paie

Référent du logiciel de gestion de temps de travail e-GTTPM

- Paramétrer le logiciel en appliquant la réglementation et les décisions institutionnelles, en lien avec l’équipe DIFSI-GRH et le SIB

- Adapter le paramétrage aux problématiques internes et relayer les demandes d’évolutions à l’éditeur du logiciel

- Elaborer et mettre à jour le guide utilisateur 

- Effectuer l’assistance logistique du logiciel grâce à la prise de mains à distance

- Participer aux phases tests d’évolution du logiciel

Préparation et participation aux Commissions de l’Organisation de la Permanence des Soins (COPS)

- Préparer les différents documents présentés en COPS

- Assister, prendre en note et rédiger les relevés de décisions

Gestion et suivi des mouvements de grève du personnel médical

- Informer les chefs de pôles et les chefs de service des mouvements de grève

- Recenser les grévistes, préparer et remettre les assignations 

- Remonter les chiffres à la cellule de veille sociale de la DGOS

Gestion des statistiques liées au tableau de service

- Répondre aux différentes demandes internes à la direction

- Etablir des statistiques et réaliser des analyses de la permanence des soins, du temps de travail additionnel, des congés, de l’absentéisme et du présentéisme des services grâce à un logiciel de requêtage 

ACTIVITES SPECIFIQUES

• Encadrement spécifique lié à la gestion des déplacements du personnel médical

 Ordres de missions des praticiens et des dépenses liées.

• Gestion du planning DAM + grève, en lien avec l’attaché d’administration hospitalière

 Préparer le planning annuel des permanences de la Direction des affaires médicales

 Gérer, compléter et suivre le tableau de service dans e-planning (présences, absences, heures supplémentaires…)

 Remonter l’information des grévistes à la DRH

Exigences du poste

DIPLÔME(S) PROFESSIONNEL(S) REQUIS OU SOUHAITE(S)

Baccalauréat +2 (BTS ou autre formation diplômante équivalente) en formation initiale, continue ou VAE

FORMATION(S) REQUISE(S) OU SOUHAITEE(S)

Maitrise des applications bureautiques Excel (tableaux croisés dynamiques), Word (publipostage), Powerpoint et Outlook

EXPERIENCE(S), CONNAISSANCE(S) ET SAVOIR FAIRE REQUIS OU SOUHAITE(S)

Connaissance en matière de gestion de temps de travail médical

Connaissance des applicatifs de GRH (Agirh Noyau, Agirh Gestion du Temps de Travail, Agirh Planning)

Connaissance de l’applicatif de gestion budgétaire eMagh 2

Connaissance du logiciel de requêtage Business Object Webi

QUALITES REQUISES

- Aisance et appétence pour l’informatique

- Rigueur, attention, logique

- Sens de l'organisation

- Esprit d’initiative

- Capacités de communication, qualités relationnelles

- Aptitude au travail en équipe

- Discrétion et diplomatie

CONDITIONS D’EXERCICE

- Poste à temps plein (horaires : forfait journalier)

- Congés à prendre en concertation avec l’ACH du « secteur gestion des carrières »

- CDI