Administratif Ref. R06-26

Une Secrétaire Médicale - Service de Dermatologie

Caractéristiques du poste

Type de contrat : CDI - MUTATION - DÉTACHEMENT

Contexte

LOCALISATION ET RATTACHEMENT

 

PRESENTATION GENERALE DU SECTEUR D’ACTIVITE

Le service de Dermatologie est au Village Médical est réparti de la façon suivante :

• Le secteur d’hospitalisation traditionnelle de 20 lits

• Le secteur d’hospitalisation de semaine de 6 lits

• Le secteur de consultations 

 

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE 

• Coordinatrice des secrétariats médicaux du CHU

• Responsable des secrétariats médicaux du pôle 

 

LIEU D’EXERCICE

• Le secrétariat est situé dans le service de Dermatologie, village Médical, sur le site de Pontchaillou

 

RELATIONS FONCTIONNELLES PRINCIPALES

 

• Internes

L’équipe médicale et soignante du service

Le cadre de l’unité

Le cadre Supérieur du Pôle

Le chef de service

La coordinatrice des secrétariats médicaux

La responsable des secrétariats médicaux 

Le service d’information médicale

Les secrétariats et/ ou les unités des autres services médicaux et/ou médicaux techniques de l’établissement (laboratoires, imagerie...) 

Le bureau des entrées principal du CHU 

• Externes

Les patients et leur entourage

Les ambulanciers et/ ou taxis

Les médecins traitants, partenaires paramédicaux

Les prestataires de santé, laboratoires 

La Faculté de médecine

 

Mission

MISSIONS

• Assurer une polyvalence des différentes missions sur les différents postes du secrétariat de dermatologie
• Secrétariat Accueil physique et téléphonique, 
• Organisation des consultations
• Effectuer de la frappe de comptes rendus sur les deux secrétariats de consultations et d’hospitalisation

ACTIVITES PRINCIPALES 

• Accueillir et orienter les patients venant en consultations
• Assurer la prise en charge administrative du patient pour la constitution du dossier administratif
• Gérer les appels téléphoniques, filtrer et orienter pour répondre à la demande des différents interlocuteurs internes et externes
• Gérer les plannings de rendez-vous de consultations
• Effectuer et envoyer les convocations
• Préparer les dossiers de consultations des médecins
• Rechercher, préparer, classer et archiver les dossiers médicaux des patients
• Enregistrer et saisir les cotations d’activité du service
• Effectuer la facturation des consultations, encaissement sous régisseur

• Effectuer la frappe de comptes rendus pour l’ensemble du service de dermatologie

ACTIVITES SPECIFIQUES

• Poste polyvalent au sein du secrétariat
• Participer à la formation de nouveaux professionnels
• Encadrer des stagiaires
• Participer aux formations institutionnelles
• Participer aux projets du service

Exigences du poste

DIPLÔME(S) PROFESSIONNEL(S) REQUIS OU SOUHAITE(S)

• Baccalauréat ST2S
• Diplôme ou Titre professionnel de secrétaire assistante médico-social
• BTS SP3S
FORMATION(S) REQUISE(S) OU SOUHAITEE(S)
• Maitrise des logiciels DxCare, DxPlanning, Convergence
• Formation en techniques de gestion et outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) 
• Connaissances sur les modalités de prise en charge administrative du patient
• Connaissances des règles de gestion et de facturation
• Formation en terminologie médicale

EXPERIENCE(S) ET CONNAISSANCE(S) SOUHAITE(S)

• Expérience souhaitée dans un secrétariat médical
• Maîtriser la gestion des appels téléphoniques et la prise de rendez-vous
• Maîtriser la prise en charge administrative du patient
• Connaître l’organisation interne du CHU et les textes règlementaires du service (informations, personne de confiance, consentement, directives anticipées, accès au dossier, etc..)

• Maîtriser la frappe de comptes rendus médicaux et la terminologie médicale

QUALITES REQUISES

• Etre accueillant, discret, disponible et diplomate
• Capacité d’adaptation et de priorisation, gestion de la charge de travail
• Avoir un sens du travail en équipe
• Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire
• Implication, esprit d’initiative et autonomie
• Etre polyvalent, dynamique et constructif
• Faire preuve de rigueur professionnelle et de ponctualité.

CONDITIONS D’EXERCICE 

• Catégorie C : Adjoint Administratif
• Poste à 100%
• Horaires et postes de travail selon les cycles de travail et sur une amplitude horaire de 8h à 18h du lundi au vendredi 
• Les congés sont planifiés avec l’ensemble des secrétaires en fonction de l’activité médicale et après validation de l’encadrement 
• Mutualisation au sein des secrétariats du pôle médecines spécialisées