Administratif Ref. R07-19

Une Secrétaire Administrative Secteur Sécurité / Sûreté

Caractéristiques du poste

Type de contrat : CDI, CDD, MUTATION, DETACHEMENT

Contexte

LOCALISATION ET RATTACHEMENT

 

PRÉSENTATION GÉNÉRALE DU SECTEUR D’ACTIVITE

 

Le CHU de Rennes comprend 1 831 lits et places répartis sur quatre sites et 9 155 agents.

 

La Direction du Patrimoine et de la Sécurité (DPS) regroupe un effectif d’environ 150 personnes. Elle assure l’exploitation, la maintenance et les travaux de construction ou restructuration relatifs au patrimoine bâti de plus de 300.000 m² et aux installations techniques de niveau industriel qui lui sont associées.

Lieu d’exercice

• Site de Pontchaillou

RELATIONS FONCTIONNELLES PRINCIPALES

La secrétaire administrative est en liaison fonctionnelle avec les directions fonctionnelles du CHU, le corps médical, les cadres de santé, les techniciens et les agents du service sécurité.

Elle est en contact avec les partenaires internes du CHU (ingénieurs, techniciens supérieurs, services techniques, …) et les partenaires externes (mairie, sapeurs-pompiers, organismes de formation, bureaux d’études, entreprises, …).

Rattachement hiérarchique : positionnement du poste dans l’organigramme

• Directeur du Patrimoine et de la Sécurité

• Responsable de la sécurité du CHU

 

 

Mission

ACTIVITES

Définition de la mission

La secrétaire administrative a pour mission :

- la gestion des plannings de l’ensemble des agents de la DPS,

- le suivi des formations incendie des agents du CHU,

- le suivi administratif des missions dévolues au secteur de la sécurité et de la sûreté.

Activités principales

Administratives

 Renseigner les registres sécurité pour la partie formation incendie et le listing des agents.

 Assurer le suivi des correspondances, procès-verbaux de commission, visites périodiques, visites de réception et prescriptions associées.

 Assurer le suivi et la gestion du classement des archives propres à l’activité de sécurité/sûreté.

 Renseigner le dossier ‘’historique’’ de chaque bâtiment.

 Assurer le suivi de l’ensemble des formations incendie (création des groupes dans Gesform, suivi nominatif des participants aux formations, extraction de données statistiques pour le suivi des objectifs institutionnels …).

 Participer à la production des indicateurs d’activité du service sécurité / sûreté.

Ressources humaines

 Préparation des plannings pour le personnel de la DPS (agents administratifs, techniciens, agents de sécurité).

 Vérification des balances horaires des agents.

 Planification prévisionnelle des congés.

Autres

 Gestion du stock des vêtements professionnels des agents de sécurité.

Activités spécifiques

• Intégrer le roulement des permanences administratives de la DPS.

• Suppléance de l’assistante de direction en son absence (courriers, organisation de réunions, planification des astreintes, tâches administratives diverses…).

Exigences du poste

Compétences / savoir-faire

• Elaborer des courriers et tableaux.

• Réaliser des statistiques.

• Constituer des dossiers de suivi.

Formation requise/ Connaissances requises

• Niveau BAC ou BTS.

• Bonne connaissance des outils bureautiques (Excel, Word, Power Point, Microsoft projet, Gesform, e-planning). 

Pour le logiciel Excel, un niveau perfectionnement serait une plus-value.

Expérience requise 

• Avoir exercé des missions administratives en lien avec les ressources humaines.

Qualités requises

• Rigueur, dynamisme, autonomie, initiative.

• Discrétion et aptitudes relationnelles.

• Capacité à travailler au sein d’une équipe restreinte.

• Aptitudes à communiquer.

• Qualités rédactionnelles.

Condition d’exercice

• Temps plein.

Votre lettre de motivation et votre curriculum vitae sont à adresser à :

 dp-recrutement@chu-rennes.fr. 

Mentionner sur votre courrier la référence suivante R07-19.

Vous devrez préciser vos prétentions salariales et votre délai de préavis le cas échéant