Administratif Ref. R 10-01

Un Poste de Secrétaire Assistante Qualité à 100%

Caractéristiques du poste

Modalité : 100%

Contexte

PRÉSENTATION GENERALE DU SECTEUR D’ACTIVITÉ

 

Les missions de la direction de la qualité et des relations avec les usagers : 

 Conduite de la démarche d’amélioration continue de la qualité ;  

 Définition et suivi du programme de gestion des risques

 Préparation et suivi de la certification ;

 Gestion des relations avec les usagers (médiations, réclamations, plaintes et contentieux, interprétariat).

 Gestion des crises et coordination de la zone de défense ouest

 Gestion des aumôniers et des mandataires de justice

 Suivi des actions du  comité mixte usagers professionnels de santé (plan handicap, droits des patients, environnement, parcours patient)

 

La Direction de la Qualité et des Relations avec les Usagers est composée de 10 personnes.

Sont également rattachés à la direction qualité et relations avec les usagers les personnels de la cellule NRBC, de l’aumônerie et des mandataires de justice (7 personnes)

 

LIEU D’EXERCICE

 

• 2ème étage du pavillon Ballé

RATTACHEMENT HIÉRARCHIQUE : positionnement du poste dans l’organigramme

 

• Directeur de la Qualité et des Relations avec les Usagers

RELATIONS FONCTIONNELLES PRINCIPALES

 

• Ingénieur Qualité / Ingénieur Gestion des Risques / Ingénieur statisticienne/Technicienne Qualité (membres de l’équipe opérationnelle qualité gestion des risques

• Attachée d’administration hospitalière

Secrétariat de la direction qualité et des relations avec les usagers afin d’assurer  une continuité dans les dossiers en cours et une permanence du secrétariat. 

 

 

 

 

 

Mission

MISSIONS

• Secrétaire des Ingénieurs Qualité, Gestion des Risques,  statisticienne et Technicienne qualité dans leurs travaux. La quotité de temps consacrée aux travaux confiés par chaque membre de l’équipe opérationnelle QGDR, ne pourra pas excéder 20% du temps de travail par semaine. Si certaines missions demandent un temps supérieur, elles devront être validées par le directeur qualité relations avec les usagers. 

• Contribution à la prise en charge du secrétariat de la Direction de la Qualité et des Relations avec les Usagers et de l’ensemble des membres de la direction.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

• Contribution à la prise en charge du secrétariat de la Direction de la Qualité et des Relations avec les Usagers.

- Accueil téléphonique et physique, des professionnels et des usagers 

- Organisation de rendez-vous et réunions,

- Enregistrement du courrier journalier pour la direction (roulement)

- Gestion informatisée des agendas de la direction, Elaboration et mise en page de documents divers et gestion de la circulation de la documentation,

- Réservation voiture, ordinateur portable, vidéo projecteur, salles de réunions...

- Organisation de déplacements.

- Gestion des fournitures pour la Direction.

• Assistance au processus management qualité gestion des risques : 

- Participer à la mise à jour  des plans d’actions qualité (Programme qualité gestion des risques, plan d’actions des processus, plan d’actions des EI…)  

- Actualiser les documents d’identification des pilotes de processus et des vigilants

- Centraliser et mettre en page le bilan annuel qualité gestion des risques 

- Mettre en ligne les documents du processus qualité 

- Aider à la préparation des commissions, COPIL qualité gestion des risques (Invitation, ordre du jour, réservation, Feuille d’émargement)

- Organiser les ateliers de formation qualité relations usagers (réservation salle et préparation dossier pour le formateur, transmission de la feuille d’émargement à la formation continue et du formulaire interne d’enregistrement des ateliers)

• Assistance aux projets de certification et accréditation 

- Aider à la saisie du compte qualité HAS dans la plateforme SARA 

- Mettre en forme des documents destinés aux organismes de certification/accréditation 

- Aider à la préparation de la visite de certification/accréditation 

• Assistance à la gestion des évènements indésirables :

- Préparer et mettre  en forme les bilans statistiques, les extractions d’évènements indésirables par processus,

- Classer les EI des chutes 

• Assistance à l’utilisation d’intranet :

- Renseigner et dépanner  - en premier niveau - les administrateurs et utilisateurs.

• Assistance au traitement des enquêtes et audits:

- Concevoir techniquement les formulaires des enquêtes et audits sur Sphinx 

- Gérer les questionnaires de sortie : tri, préparation et saisie manuelle ou automatisée des questionnaires (sur différents supports : Excel, SPHINX … ),

ACTIVITES SPECIFIQUES

• Plan blanc : 

Savoir assurer la fonction secrétariat de la cellule de crise

• Gestion des plaintes : connaitre le processus de gestion des plaintes (enregistrement, déclaration, courriers, suivi des dossiers) pour répondre aux sollicitations des services et/ou des plaignants et assurer la continuité des dossiers

• Interprétariat : savoir répondre aux demandes d’interprétariat

Exigences du poste

QUALITÉS 

• Sens de l’organisation, rigueur,  capacité à prioriser

• Sens de l’accueil, capacités relationnelles

• Esprit d’équipe

• Etre source de propositions Discrétion 

• Capacité pédagogique

COMPÉTENCES

• Compétence informatique (à minima word, Excel) 

• Appétence pour d’autres outils informatiques 

CONDITIONS D’EXERCICE

• Poste à 100 %

• Amplitude horaire : roulement  pour couvrir une permanence de 8h à 18h en lien avec la direction des soins et la direction pôles et projets

• Organisation des congés : Permanence du binôme de secrétariat de la direction