Administratif Ref. R 11-12

Un Poste de Secrétaire Achat - Filière Médicale Biomédicale et Biologie

Caractéristiques du poste

Contexte

LOCALISATION ET RATTACHEMENT

PRESENTATION GENERALE DE L’ACTIVITE « ACHATS »

La Direction des Achats du CHU de Rennes est composée en 6 filières / centres d’achat :

• Pharmacie,

• Biologie,

• Biomédical,

• Informatique & systèmes d’information,

• Achats généraux / Logistique / Hôtellerie,

• Projets immobiliers – maintenance – énergie.

LIEU D’EXERCICE

C.H.U. de Rennes - Bâtiment des instituts de formation - 3ème étage - Rue Henri Le Guilloux - 35033 Rennes Cedex 09.

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE – Niveau 1

• Responsable du département Achats.

RELATIONS FONCTIONNELLES PRINCIPALES

• Cadres des services de soins et médicaux techniques.

• Référents, voire experts techniques.

• Trésorier principal.

• Fournisseurs.

• Magasiniers.

• Responsable des achats de la filière.

• Directeur ou pharmacien en charge de la filière.

• Assistants achats

• Gestionnaires

 

 

Mission

MISSION

Contribuer à la gestion des achats de biens et de prestations, conformément :

• aux règles des achats publics (notamment au code des marchés publics), de la comptabilité publique,

• aux procédures ou bonnes pratiques internes au CHU.

MISSIONS SPECIFIQUES

• Suivi administratif des marchés publics,

• Binôme avec le secrétariat de la filière hôtelière et prestations logistiques.

ACTIVITES PRINCIPALES ET SPECIFIQUES

Suivi administratif des marchés publics GHT

• Relecture et transmission fiche projet,

• Relecture des pièces de marché,

• Publication des consultations sur la plateforme de dématérialisation,

• Réception des offres,

• Ouverture des plis et PV d'ouverture,

• Lettres aux non retenus,

• Attribution d’un numéro de marché,

• Transmission du bordereau pour visa,

• Envoi Acte d’Engagement et rapports pour signature DG,

• Notification fournisseurs retenus,

• Avis d'attribution sur la plateforme,

• Archivage sur la plateforme,

• Scanner Acte d’Engagement et bordereaux de prix,

• Transmission des informations des marchés à l'assistant achat,

• Archivage. 

UniHA – centrale d’achat

• réception et réorientation des mails,

• enregistrement des courriers et mails,

• gestion des lettres d’engagement,

• gestion des conventions de mise à disposition,

• Envoie lettres et/ou convention aux coordonnateurs CH ou centrale d’achat.

Secrétariat

• Accueil et orientation des personnes se présentant au secrétariat,

• Réception, traitement, orientation et suivi des appels et messages téléphoniques,

• Prise de rendez-vous, tenue des agendas, organisation des réunions, réservation de salles des acheteurs filière Médicale et Biologie,

• Gestion des déplacements extérieurs, états de frais de déplacement, réservation de véhicule des acheteurs filière Médicale et Biologie,

• Gestion et enregistrement des courriers/mails « départ » et « arrivée ».

Exigences du poste

DIPLOMES ET EXPERIENCE SOUHAITES

• Baccalauréat Science Technologique et Tertiaire (STT), Bac Pro Secrétariat à Bac +2

• Expérience professionnelle souhaitée de 2 ans minimum

CONDITIONS D’EXERCICE

• Grade : Adjoint administratif

• Statut : CDD 2 mois (à compter du 10/12/18)

• Poste à 100%