Administratif Ref. R 07-12

Un poste de Responsable des Secrétariats Médicaux au Pôle ASSUR/MIG à 100%

Caractéristiques du poste

Modalité : 100%

Contexte

PRÉSENTATION GÉNÉRALE DU SECTEUR D’ACTIVITE

L’équipe se compose 47 agents (45 ETP) répartis dans les secteurs d’activité suivants :

• Service d’anesthésie-réanimation1, réanimation chirurgicale

• Service d’anesthésie-réanimation 2, centre d’évaluation et de traitement de la douleur

• Service d’anesthésie-réanimation 3, réanimation CTCV

• Service d’anesthésie-réanimation 4, réanimation pédiatrique

• Service SAMU-SMUR-Urgences médico-chirurgicales adultes

• Service de médecine interne

• Service de médecine gériatrique

• Equipe mobile et Unité de soins palliatifs

• Service social

• Accueil La Tauvrais

Les secrétariats sont répartis sur 4 sites : Pontchaillou, l’Hôpital sud, l’Hôtel Dieu, La Tauvrais

 

LIEU D’EXERCICE

Le poste de Responsable des secrétariats du pôle est situé au 2ème étage au CUR, sur le site de Pontchaillou

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE 

• Directeur des Affaires Médicales

• Coordinatrice des secrétariats médicaux du CHU

 

 

RELATIONS FONCTIONNELLES PRINCIPALES

 

• Chef du pôle

• Directeur délégué du pôle 

• Cadres Supérieurs de santé du pôle 

• Chefs de service du pôle

• Médecins du pôle

• Cadres de santé du pôle 

• Cadre administratif du pôle

• Contrôleur de gestion du pôle 

• Responsables des secrétariats des pôles

• Autres Directions fonctionnelles

• Responsable et gestionnaires du bureau des ressources humaines

• Responsable et gestionnaires des bureaux des entrées

Mission

MISSIONS

Le Responsable des secrétariats est chargé de l’organisation et de la coordination de l’activité,  des moyens en ressources humaines et matérielles des secrétariats médicaux du pôle, de la gestion et l’amélioration de la qualité des prestations offertes.

ACTIVITES PRINCIPALES :

 Management

- Assurer un rôle de responsable d’équipe de l’ensemble des secrétariats

- Organiser et coordonner l’activité et les moyens en ressources humaines de l’ensemble des secrétariats

- Animer et accompagner les équipes de secrétaires médicales

- Organiser et animer des groupes de travail ou réunions

- Diffuser l’information auprès des secrétaires médicales

 Gestion des ressources humaines

- Organiser la gestion du personnel : plannings, propositions des affectations et des remplacements…

- Participer au recrutement des secrétaires médicales du pôle

-Evaluer les secrétaires médicales et  fixer des objectifs

- Former et évaluer les stagiaires et les remplaçantes

 Formation

- Recueillir les besoins en formation des secrétaires médicales

 Communication

- Collaborer avec le Chef de pôle et les Chefs de service dans les projets impliquant les secrétaires

 Evolution des métiers, adaptation et maîtrise des nouvelles technologies

- Harmoniser les outils et supports sur l’ensemble des secrétariats médicaux du pôle

- Accompagner le déploiement de nouveaux outils

- Participer à l’aménagement des secrétariats (suivi de travaux, réaménagement, ergonomie…)

 Évaluation de l’activité

-Développer, analyser  les indicateurs de qualité et mettre en place des plans d’action d’amélioration.

Exigences du poste

DIPLÔME(S) PROFESSIONNEL(S) REQUIS OU SOUHAITE(S)

• BTS Assistant de Direction, avec expérience en secrétariat médical

• BTS SP3S

• Bac avec expérience significative en secrétariat médical > à 5 ans

FORMATION(S) REQUISE(S) OU SOUHAITÉE(S)

• Management d’équipe

• Formation en communication

EXPÉRIENCE(S), CONNAISSANCE(S) ET SAVOIR FAIRE REQUIS OU SOUHAITE(S)

• Techniques de secrétariat médical

• Vocabulaire médical

• Gestion des ressources humaines 

• Conduite de projet

• Droits des patients 

• Techniques de communication et de négociation

• Maîtrise des outils bureautiques et téléphoniques 

• Expérience d’animation et de mobilisation d’une équipe

• Archivage des dossiers médicaux 

• Identitovigilance 

QUALITÉS REQUISES

• Capacités managériales

• Capacité relationnelles développées (objectivité, pédagogie, négociation)

• Capacité à accompagner le changement

• Capacité d’investissement dans la mission confiée

• Capacité à collaborer avec l’équipe d’encadrement du pôle

• Capacités d’analyse

• Capacité à se positionner

• Capacités à maitriser de nouveaux logiciels

• Compétences organisationnelles

• Discrétion et confidentialité

• Dynamisme et disponibilité

CONDITIONS D’EXERCICE

• Poste à 100 % 

• Continuité de service en binôme avec une responsable des secrétariats d’un autre pôle

• Durée d’engagement minimum entre 3 et 5 années