Administratif Ref. R05-13

Un poste de Responsable de L' Accueil et Gestion Administrative des Patients

Caractéristiques du poste

Type de contrat : CDI - MUTATION - DÉTACHEMENT

Contexte

LOCALISATION ET RATTACHEMENT

PRÉSENTATION GÉNÉRALE DU SECTEUR D’ACTIVITE

 

La Direction des Finances et Systèmes d’Information (DIFSI) est constituée des secteurs Finances et Contrôle de Gestion, Systèmes d’Information et Organisation, Accueil et Gestion Administrative des Patients (AGAP).

L’AGAP compte 110 professionnels, dont 2 cadres supérieurs encadrant une équipe de 6 adjoints des cadres.

Le secteur de la gestion administrative patient est composé de 90 agents. Les équipes sont réparties sur les 4 sites du CHU. Le secteur a pour mission l’accueil des patients et usagers, la collecte des données médico-administratives nécessaires à la gestion des séjours de patients et des consultations externes, ainsi que leur facturation.

Le standard est composé de 19 agents. Il a pour mission principale de recevoir, filtrer, et transmettre les communications en provenance de l'extérieur, de mettre en communication le personnel avec les correspondants extérieurs ou intérieurs. Il exerce aussi un contrôle sur les appels autorisés. Il est pivot de la communication orale pour les patients et les familles, pour le personnel et les intervenants extérieurs. 

 

LIEU D’EXERCICE

 Principale : site de Pontchaillou

 Secondaire : Sites de l’hôpital Sud, de la Tauvrais et de l’Hôtel Dieu

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE : positionnement du poste dans l’organigramme

 Direction des Finances et de systèmes d’information

RELATIONS FONCTIONNELLES PRINCIPALES

Externes : 

 Organismes débiteurs (assurance maladie, organismes complémentaires et tiers)

 Trésorerie principale du CHU

Internes : 

 Service des Dossiers Médicaux et de l’Information Médicale 

 Direction des finances et des systèmes d’information (informatique, contrôle financier, système d’information décisionnel)

 Directions de coordination des Pôles médicaux et médico-techniques

 Service Social Hospitalier et unités de soins

 Direction qualité et relations avec les usagers

 Direction de la Communication

 

 

Mission

Sous la responsabilité du Directeur Adjoint des Finances, le responsable AGAP assure le bon fonctionnement du circuit des admissions et de la facturation de l’activité hospitalière et du secteur hébergement, dans un triple objectif de sécurisation des recettes, de fiabilité des comptes, et de qualité d’accueil et d’identification des patients du CHU.

 Coordonner les activités administratives au sein de l’AGAP pour fluidifier et fiabiliser le parcours administratif des patients, en s’appuyant sur l’équipe d’encadrement de l’AGAP,

 Analyser la performance des organisations et les faire évoluer, en lien avec le Directeur et l’équipe d’encadrement AGAP,

 Manager les projets confiés par le Directeur, dans le cadre du schéma organisationnel cible du secteur AGAP pour le nouveau CHU, intégrant notamment la mise en place du programme SIMPHONIE,

 Garantir la bonne application des règles d’identitovigilance et des règles de facturation hospitalière, et assurer la veille documentaire. Garantir une expertise interne en termes de traitement de la facturation des séjours hospitaliers et  activité en ambulatoire auprès des différents secteurs de l’AGAP et des accueils décentralisés,

 Concevoir les outils de pilotage, assurer un reporting mensuel de la qualité de la facturation et du recouvrement, participer à l’animation d’une démarche d’amélioration continue de la qualité, et à la Certification des Comptes.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

 Volet management – ressources humaines :

o Manager et animer une équipe d’adjoints des cadres :  fixer des objectifs, évaluer, vérifier la bonne exécution du travail, à l’aide des indicateurs qualité, assurer la formation et l’intégration du personnel au sein des secteurs, contribuer à l’amélioration des conditions de travail, et favoriser la communication vers les équipes,

o Préparer et assurer la diffusion de l’ensemble des référentiels, procédures et modes opératoires,

o Accompagner les changements organisationnels : évolution des métiers, mutualisation des compétences, amélioration des niveaux d’expertise, et participer à la rédaction d’un plan de gestion des métiers et des compétences.

 Volet management de projets :

o Conduire, en lien avec l’équipe d’encadrement AGAP, l’ensemble des projets contenus dans le projet de service AGAP 2020-2022 (ex : généralisation des préadmissions, diffusion d’un outil « mon dossier en ligne », mise en place de bornes « intelligentes », déploiement de nouveaux outils tels que ROC et DIAPASON, réintégration des secteurs décentralisés, ..),

o Participer aux projets transversaux au sein du CHU,  du GHT, et au niveau régional.

 Volet expertise métier :

o Superviser l’application des bonnes pratiques d’identitovigilance à l’ensemble des équipes AGAP et secteurs décentralisés,

o Promouvoir la dynamique de performance de la facturation, de l’optimisation des recettes, du traitement des litiges et du contentieux , par exemple, le suivi du recouvrement des créances en lien avec la Trésorerie, traçabilité des opérations,

o Superviser la facturation des recettes diverses confiées à l’AGAP, les inscriptions sur la liste nationale de demandes de greffe, et coordonner les actions avec la Mairie de Rennes pour l’Etat Civil.

o Préparer, en lien avec la DIFSI, les dossiers de certification des comptes, et les dossiers de contrôle AMO,

o Participer, en lien avec le service social, au suivi et au traitement des dossiers de patients sans droits.

 Volet Pilotage des activités :

o Elaborer et assurer le suivi des tableaux de bord de pilotage de la facturation et de l’activité de gestion.

Exigences du poste

EXIGENCES DU POSTE

DIPLÔME(S) PROFESSIONNEL(S) REQUIS OU SOUHAITE(S)

 Etudes supérieures en management des organisations sanitaires et sociales, en gestion financière et/ou contrôle de gestion

 Ou expérience dans un domaine comparable

CONNAISSANCE(S) et/ou EXPÉRIENCE(S) REQUISES

 Expérience management et/ou expérience sur le process gestion administrative des patients indispensable

 Expérience en encadrement et management de projets indispensable 

 Connaissances solides en comptabilité publique 

 Connaissances en techniques de gestion et utilisation des outils bureautiques : Pack Office (Excel : outils de calculs avancés, tableau croisé dynamique, Business Object (réalisation de requêtes BO sur l’univers PASTEL),

 Capacité à porter des projets et à communiquer ; capacité à modéliser un processus (conception, pilotage et évaluation)

 Connaissance des règles de la facturation des soins, connaissances en législation sociale, 

 Maîtrise des outils informatiques pour la gestion des dossiers (Convergence), et connaissance du système d’information.

 Connaissance de l’organisation interne du CHU

QUALITÉS ET SAVOIRS FAIRE REQUIS

 Encadrement : savoir rendre compte, animer/mobiliser une équipe, développer le travail en équipe, 

 Capacité à anticiper, logique, rigueur et capacité de travail,

 Tact, diplomatie, discrétion dans le travail

 Rigueur, adaptabilité, et sens de l’initiative

 Esprit d’équipe et disponibilité 

 Communication vers les patients, les équipes et professionnels de santé

 Aptitude à l’accueil des patients, des familles, et des professionnels de santé

CONDITIONS D' EXERCICE

 Poste à temps plein

 Poste de catégorie A

 Engagement sur le poste pour une durée moyenne de 3 à 5 ans

Votre lettre de motivation et votre curriculum vitae sont à adresser à :

 dp-recrutement@chu-rennes.fr

Mentionner sur votre courrier la référence suivante R05-13.

Vous devrez préciser vos prétentions salariales et votre délai de préavis le cas échéant