Administratif Ref. R 10-12

Un poste de Gestionnaire au Bureau des Entrées à 50% de Nuit

Caractéristiques du poste

Modalité : 50%

Contexte

PRÉSENTATION GÉNÉRALE DU SECTEUR D’ACTIVITE

 

La Direction des Finances et Systèmes d’Information (DIFSI) est constituée des secteurs Finances et Contrôle de Gestion, Systèmes d’Information et Organisation, Bureau des Entrées et Standard.

Le Bureau des Entrées est constitué d’une équipe de 80 agents, répartie sur les 5 sites du CHU. Il a pour mission l’accueil des patients et usagers, la collecte des données médico-administratives nécessaires à la gestion des séjours de patients et des consultations externes, ainsi que leur facturation.

 

LIEU D’EXERCICE

• Pontchaillou – Bâtiment du CUR

 

RATTACHEMENT HIÉRARCHIQUE : positionnement du poste dans l’organigramme

• Directrice adjointe des Finances

• Responsable des Bureaux des Entrées

• Adjoint des cadres au Bureau des Entrées - CUR

 

RELATIONS FONCTIONNELLES PRINCIPALES

• UMCA et autres unités de soins: encadrement, équipes médicales et soignantes,

• Service Social Hospitalier (messagerie)

• DIFSI (messagerie)

• Organismes débiteurs dont Correspondant de la CPAM, Trésorerie Principale du CHU (messagerie)

Mission

MISSIONS

Assurer l’accueil et l’orientation des usagers, la prise en charge administrative des hospitalisations et des consultations en lien avec les services de soins

ACTIVITES PRINCIPALES

• Accueillir et renseigner les patients et accompagnants, les services de secours, les transports sanitaires, en lien avec l’IAO,

• Créer les dossiers administratifs (création de l’identité, de la venue, débiteurs, droits sociaux …) des admissions à l’UMCA, gérer les modalités de prise en charge financière (recherche des débiteurs, demande de prise en charge pour les patients étrangers), analyse et traitement des refus de prise en charge par les caisses et des réclamations par les patients,

• Collecter les informations manquantes auprès des patients ou des accompagnants, au plus tard à la sortie,

• Créer les dossiers administratifs pour les entrées en urgence pour les unités de soins du CHU, le soir et la nuit (à l’exception des urgences cardiologique, pédiatriques et gynécologiques) 

• Réaliser les entrées en procédure dégradée, et en cas de plan blanc

• Prendre en charge les dépôts des patients de l’UMCA et autres unités si besoin (en cours de définition)

• Rendre compte à l’adjoint des cadres chargé du secteur des difficultés et conditions d’exercice,

• Alerter l’adjoint de cadres traitant les prises en charge des patients étrangers, par messagerie 

• Alerter l’assistante socio-éducative du secteur pour les patients sans couverture sociale, par messagerie

• Assurer le contact avec les unités de soins pour les sorties, les mouvements, les certificats médicaux et renseignements divers,

• Encaisser les consultations et les actes (externes publiques)

• Classer les dossiers et archiver les documents.

• Assurer l’accueil téléphonique, en lien avec le standard téléphonique du CHU, 

• Assurer l’ouverture des portes de l’UMCA : portes de sortie + entrée des ambulanciers (porte C, en prévenant le secteur concerné)

• Participer aux actions définies dans le cadre du Plan Blanc (révision en cours).

Exigences du poste

DIPLÔME(S) PROFESSIONNEL(S) REQUIS OU SOUHAITE(S)

• BTS SP3S, Bacpro secrétariat, bac ST2S, baccalauréat général, ou expérience dans un secteur similaire 

FORMATION(S) REQUISE(S) OU SOUHAITEE(S)

• Formation en techniques de gestion et outils bureautiques (Word, excel, outlook)

• Connaissance des règles de gestion et de facturation

EXPÉRIENCE(S), CONNAISSANCE(S) ET SAVOIR FAIRE REQUIS OU SOUHAITE(S)

• Intérêt pour les relations avec le public

• Connaissances en techniques de gestion et utilisation des outils bureautiques

• Connaissance des règles de la facturation des dossiers patients

• Connaissance de l’organisation interne du CHU

• Maîtrise des outils informatiques pour la gestion des dossiers (Convergence)

QUALITÉS REQUISES

• Aptitude à l’accueil des patients, des familles, et des professionnels de santé

• Tact, diplomatie, maîtrise de soi, discrétion dans le travail

• Rigueur, adaptabilité, et sens de l’initiative

• Esprit d’équipe et disponibilité

CONDITIONS D’EXERCICE

• La couverture horaire de ce poste est de 21h00 à 00h00  ou de 21h00 à 7h00, du lundi au dimanche, par roulement, équivalent à un 50% ETP.