Administratif Ref. R12-05

Un Poste d'Assistante Médico-Administrative à 80% au Centre d'Assistance Médicale à la Procréation

Caractéristiques du poste

Contexte

LIEU D’EXERCICE

• Le poste est  exercé dans au Centre d’Assistance Médicale à la Procréation à l’Hôpital-Sud.

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE : positionnement du poste dans l’organigramme

• Coordinatrice des Secrétariats Médicaux du CHU : Madame Chrystèle DUMON

• Responsable des Secrétariats Médicaux du Pôle : Madame Aurélie FEVRIER

 

RELATIONS FONCTIONNELLES PRINCIPALES

• Sur ce poste, les relations fonctionnelles les plus fréquentes s’exercent avec :

- Les Médecins intervenant dans le centre.

- L’équipe soignante du centre.

- Le Cadre de Santé du centre.

- Le Cadre Supérieur Sage Femme du pôle.

- Le responsable des secrétariats médicaux

- L’AMA déléguée au département

- Les secrétariats médicaux des différents services du CHU.

- Le bureau des entrées.

- Le service d’information médicale.

 

 

Mission

ACTIVITES

Missions : 

• La secrétaire affectée à ce secteur assure l’accueil initial des couples et le bon fonctionnement pour toutes les tâches administratives et bureautiques. Elle traite et coordonne le suivi médico-administratif du patient en collaboration avec les équipes médicales et paramédicales.

• ACTIVITES PRINCIPALES

• Accueil physique des patients.

• Prise en charge administrative et financière des patients

• Accueil téléphonique des patients.

• Prise de rendez-vous de consultation.

• Préparation des consultations.

• Envoi des convocations des rendez-vous de consultation.

• Préparation des consultations.

• Recherche, Préparation, Classement et Archivage du dossier médical du patient

• Gestion du dossier patient.

• Gestion du courrier.

• Gestion des plannings des médecins.

• Programmation, saisie et suivi des activités.

• Préparation des staffs.

• Gestion des examens.

• Gestion des commandes et fournitures.

• Classement.

• Archivage

ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES

• Suivi des dossiers patients :

- Don d’ovocyte,

- Don de sperme,

- Intraconjugal,

- Autoconservation, 

- Risque viral

- Biopsies

- Examens BHCG, FIV, TEC…

- Régie d’avance.

- Encadrement des stagiaires secrétaires médicales

Exigences du poste

EXIGENCES DU POSTE

DIPLÔME(S) PROFESSIONNEL(S) REQUIS OU SOUHAITE(S)

• Baccalauréat ST2S et/ou diplôme de secrétariat médico-social

• BTS SP3S.

FORMATION(S) REQUISE(S) OU SOUHAITEE(S)

• Maîtrise des logiciels Sillage, Convergence, DxPlanning, Norméa et Médifirst.

• Connaissance des logiciels Word, Excel, Outlook et Intranet.

EXPERIENCE(S) ET CONNAISSANCE(S) SOUHAITEE(S)

• Expérience dans un secrétariat médical et maîtrise des termes médicaux.

• Connaissance des missions du centre.

• Expérience dans la gestion des appels téléphoniques et la prise des rendez-vous.

QUALITES REQUISES

• Sens de l’accueil, de l’écoute, de la discrétion et de la diplomatie.

• Sens du travail en équipe.

• Dynamisme, esprit constructif et disponibilité.

• Sens de l’organisation et esprit d’initiative.

• Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire.

• Rigueur professionnelle et ponctualité.

• Qualités relationnelles tant en relation directe que par téléphone.

• Capacité d’adaptation.

• Aptitude à gérer sa charge de travail et à rendre compte à sa hiérarchie.

• Respect de la confidentialité.

• Bonne présentation.

CONDITIONS D’EXERCICE

• Poste à 80 %.

• Horaires et postes par roulement : 08 h  - 16 h ; 08 h 30 – 16 h 30 ; 0 9 h – 17 h ou  09 h 30 - 17 h 30 du lundi au vendredi.

• 1 samedi toutes les 6 semaines : 08 h 15 -12 h 00

• Continuité de service avec ses collègues.

• Organisation des congés de manière concertée

• Mutualisation au sein du pôle