Administratif Ref. R 10-05

Un poste d'Assistant(e) Médico-Administratif(ve) au secrétariat de Chirurgie Vasculaire à 100%

Caractéristiques du poste

Modalité : 100%

Contexte

PRÉSENTATION GÉNÉRALE DU SECTEUR D’ACTIVITE

- Le Service de Chirurgie Thoracique Cardiaque et Vasculaire comprend : 

- 1 secteur d’hospitalisation complète : 2 unités de Chirurgie Thoracique et Cardiaque,

- 1 unité de Chirurgie Vasculaire (R.LERICHE),

- Le bloc opératoire, commun avec la Chirurgie Thoracique et Cardiaque, se situe au 2ème étage du CCP ainsi que les Soins Intensifs et la réanimation,

- 1 secteur d’hospitalisation de jour (ambulatoire et suites de greffes)

- Les consultations sont situées au niveau 1 du CCP et regroupées avec celles de Cardiologie et Anesthésie.

- Une consultation de « pansements » est assurée par les IDE de l’unité LERICHE

 

Le service de Chirurgie Thoracique Cardiaque et Vasculaire se situe dans le Pôle Cœur Poumons Vaisseaux.

 

Au sein de ce pôle, 3 autres services : 

- la Cardiologie et Maladies Vasculaires, 

- la Pneumologie, 

 

LIEU D’EXERCICE

- Secrétariat de Chirurgie Vasculaire – 5ème étage du CCP

 

RATTACHEMENT HIÉRARCHIQUE : positionnement du poste dans l’organigramme

- Responsable des Secrétariats Médicaux du Pôle

- Coordinatrice des Secrétariats Médicaux

- Directeur des Affaires Médicales

 

RELATIONS FONCTIONNELLES PRINCIPALES

- Médecins et Chirurgiens du service

- Cadres de Santé des unités

- Equipes soignantes

- Autres secrétariats du service et pôle, les IDE de programmation

- Directions du CHU

- Faculté de Médecine 

- Conseil de l’Ordre des Médecins

 

Mission

MISSIONS : L’assistant(e) médico-administratif (ve) du service de Chirurgie Vasculaire  effectue les tâches d’un secrétariat médical, et doit maîtriser l’ensemble des activités de son poste d’assistant(e) médico-administratif (ve) en toute autonomie

ACTIVITÉS PRINCIPALES

- Accueil physique et téléphonique (agents, patients, usagers, etc…),

- Gestion du courrier (tri, scanner, dispatching, traitement et envoi),

- Prise de rendez-vous, gestion des agendas,

- Dactylographie et mise en forme de documents (Comptes rendus, courriers administratifs, diaporamas),

- Reconnaissance vocale

- Gestion du dossier patient,

- Conception de tableaux Excel à la demande,

- Rédaction de document qualité pour le(s) processus d’activité du service (procédure, guide utilisateur, etc..),

- Veille documentaire sur le(s) processus d’activité.

ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES

- Gestion des appels médicaux en fonction des urgences spécifiques au service,

- Participer à la Gestion des gardes et congés des Médecins Séniors et diffusion des listes,

Exigences du poste

DIPLÔME(S) PROFESSIONNEL(S) REQUIS OU SOUHAITE(S) : 

- Baccalauréat ST2D, BTS SP3S, BTS Assistante de Direction,

- Diplôme de secrétariat médico-social,

FORMATION(S) REQUISE(S) OU SOUHAITEE(S) : 

- Parfaite maîtrise des logiciels Word, Excel, PowerPoint et Outlook,

- Maîtrise de l’internet et intranet,

- Maîtrise des logiciels DX Care, DX Planning et Convergence,

- Communication et enjeux relationnels.

EXPÉRIENCE(S) ET CONNAISSANCE(S) SOUHAITÉE(S) : 

- Expérience en secrétariat médical,

- Droits des Patients,

- Connaissance de la fonction publique hospitalière,

- Pratique de l’anglais souhaité.

QUALITÉS REQUISES : 

- Maîtrise du français, de l’orthographe, du vocabulaire médical,

- Sens de l’accueil, de la communication et qualités relationnelles, tact et diplomatie,

- Disponibilité, dynamisme et rigueur,

- Méthodologie et organisation,

- Esprit d’équipe, d’initiative et d’autonomie,

- Discrétion et respect du secret professionnel,

- Capacité à évoluer,

- Polyvalence au sein du service de chirurgie vasculaire

CONDITIONS D’EXERCICE : 

- Poste à 100%

- Horaires : Plage horaire de 08h30 à 18h00 – la durée hebdomadaire de travail est de 37h30

(8h30-16h30, 09h00-17h00, 10h-18h00, 09h30-17h30 le vendredi, 9h-17h si nécessaire (période de congés)

- Congés de l’année pris en alternance au sein de l’équipe.