Administratif Ref. R 09-03

Un poste d'Assistant(e) de Communication à 100% - CDD 6 mois

Caractéristiques du poste

Type de contrat : CDD 6 mois

Modalité : 100%

Contexte

Rattachée à la direction générale, la direction de la communication définit et met en œuvre la stratégie de communication du CHU en interne comme en externe; elle est donc chargée de proposer, de concevoir et de mettre en œuvre, en accord avec la direction générale, l'ensemble des messages déclinés en actions de communication off line ou on line vers les usagers, les médias, les différents partenaires et prescripteurs ainsi que les professionnels du CHU.

Elle est également responsable de l’ensemble de la signalétique sur les 4 sites de l’établissement et de la politique culturelle de l’établissement. Elle est composée d’une directrice, d’une chargée de communication, d’un(e) assistant(e) de communication, d’un studio graphique intégré comprenant une designer multimédia et print, une graphiste maquettiste et un technicien de signalétique

Mission

Sous l’autorité de la directrice de la communication, l’assistant(e) de communication facilite  et accompagne la mise en œuvre des actions de communication du CHU pour répondre aux enjeux de communication internes et externes de l’institution.

Premier interlocuteur pour les publics interne/externe, il (elle) est l’interface entre la direction de la communication et les clients internes (médecins, cadres de santé, directions, fonctions supports…) tout comme avec les  différentes parties prenantes extérieures (usagers, institutionnels, associations, médias…). L’assistant(e) de communication assure donc les missions d’accueil et de secrétariat d’une part et soutient au quotidien l’équipe dans ses tâches d’autre part. Il (elle) participe ainsi à l’organisation et à la diffusion des informations en interne et en externe en fonction des cibles & supports print, multimédia, presse. Il (elle) concourt également à l’organisation d’événements en lien avec différents partenaires. Enfin, elle assure la mise en œuvre de la politique culturelle de l’établissement. Polyvalent(e) et généraliste de la communication, il (elle) maîtrise donc les contenus (rédaction) et les outils (print, web, RS, vidéo, événementiel, relations presse) pour être en mesure de contribuer au déploiement des multiples dispositifs et campagnes de communication.

Principales activités

• Accueil et secrétariat : accueil téléphonique/physique et gestion de la boîte mail de la direction de la communication avec réponse aux différentes sollicitations, gestion d’agendas et prises de rendez-vous, gestion administrative et suivi budgétaire, rédaction de notes/courriers/comptes rendus, mise à jour de fichiers de données et contacts (professionnels de santé, presse, institutionnels, annuaires…), gestion de formulaires de cession de droits à l’image, veille et revue de presse… 

• Editorial : en coordination avec l’équipe, participation à la rédaction (recherche d’information, proposition de 1er jet) des pages et actualités internet et intranet, d’articles pour le journal interne mensuel, argumentaires, communiqués ou dossiers de presse, plaquettes, flyers, affiches, supports institutionnels… 

• Gestion et diffusion de contenus : en coordination avec l’équipe, sélection/ programmation et préparation des contenus destinés aux différents supports de communication du CHU (sites intranet, internet, compte Twitter, chaine You Tube et écrans multimédia) … 

• Événementiel et politique culturelle : participation à la préparation et au déroulement des événements ou manifestations institutionnelles de type inaugurations/conférences/ congrès (élaboration du déroulé, création et envoi d’invitations, logistique matériel et sécurité, gestion de prestataires, relations presse, prises de vue… …), pilotage de l’organisation matérielle et logistique des manifestations culturelles en lien avec les associations partenaires du CHU… 

Exigences du poste

De formation bac +2 (BTS/DUT) ou bac +3 (Licence, écoles en communication), vous avez une première expérience professionnelle en communication (idéalement dans le secteur hospitalier ou la santé).

Savoir-faire

• Accueil et planification

• Gestion de projets, organisation d’événements

• Capacité rédactionnelle, excellente expression orale

• Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PPT)

• Connaissance des contraintes techniques/graphiques liées aux différents supports print ou multimédia

• Connaissance des CMS (idéalement TYPO3), rédaction et référencement web

• Connaissance des réseaux sociaux (notamment Twitter, You Tube)

Savoir-être

• Sens de l’accueil et diplomatie, aisance relationnelle

• Ecoute et analyse, rigueur et souci du détail 

• Capacité d’adaptation, réactivité et disponibilité