Ref. R10-01

Un Poste d'Assistant de Formation

Caractéristiques du poste

Contexte

LOCALISATION ET RATTACHEMENT

 

PRESENTATION GENERALE DU SECTEUR D’ACTIVITE

 

• La Délégation à la Formation Continue est rattachée à la Direction des Ressources Humaines – Equipe composée de 10 personnes : 1 Responsable de la Délégation à la Formation Continue – 2 Conseillers formation – 1 Responsable secteur financier – 5 Assistantes de formation – 1 Gestionnaire de la logistique

LIEU D’EXERCICE

• CHU de Rennes – Délégation à la formation continue - Pontchaillou

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE : positionnement du poste dans l’organigramme

• Responsable Délégation à la formation continue

 

.  Directrice adjointe des ressources humaines

 

RELATIONS FONCTIONNELLES PRINCIPALES

En Interne :

* Conseillers formation continue (CFC), Responsable secteur financier et  Responsable Délégation à la formation 

 continue 

* Pôles de soins et médico-techniques

* CESU – CPIAS - CRAVS

* Directions Instituts de formation et écoles

 

 

En Externe : * Association Nationale pour la Formation des Hospitaliers (A.N.F.H)

                     * Trésorerie

             * Prestataires et organismes de formation extérieurs, ANDPC

             * Etablissements publics  ou privés extérieurs

                     * Etablissements du Groupement Hospitalier de Territoire (GHT) Haute Bretagne

                     * Libéraux

 

 

Mission

ACTIVITÉS

MISSIONS 

• Participation à la mise en œuvre de la politique de formation professionnelle pour tous les personnels médicaux et non médicaux du CHU et du GHT Haute Bretagne

• Participation au développement des activités du Centre de formation du CHU 

ACTIVITES PRINCIPALES 

• Utilisation quotidienne du logiciel de suivi des formations Gesform et de l’outil de gestion des formations inter-hospitalières

• Assure le secrétariat des CFC  pour l’ensemble des documents liés aux actions de formation

• Est responsable des aspects administratifs et logistiques de l’action de formation : 

*  accueil physique et téléphonique 

* information du public (personnel médical et non médical interne ou externe)

* relations avec les formateurs et stagiaires

* accueil des stagiaires, conférenciers dans le cadre des formations, journées évènementielles, congrès…

* envoi et suivi de cahiers des charges pour consultation d’organismes

* gestion des inscriptions individuelles et collectives (édition de courriers aux candidats ou organismes, documents   

  pour le suivi des actions…)

* suivi financier des actions de formation (facturation ANFH, remboursements aux agents, suivi des plafonds de 

  remboursement, titres de recettes aux établissements ou stagiaires extérieurs…)

* point dossiers avec les CFC

* envoi du courrier

* archivage des dossiers

* suivi logistique et pédagogique des actions de formation (constitution de la documentation pédagogique interne,

 réapprovisionnement…) en lien avec la Gestionnaire de la logistique,

* participe ponctuellement à l’évaluation à chaud des formations

• Participe aux réunions internes avec rédaction de comptes rendus (commission de formation, commission DPC…)

• Rédaction et suivi de conventions avec des établissements extérieurs 

• Suivi administratif des contrats des formateurs internes et externes

• Enregistrement du courrier arrivé

• Participation à la mise à jour des procédures qualité de la DFC

ACTIVITES SPECIFIQUES

• Gestion du secrétariat de direction : organisation de réunions en lien avec le calendrier des activités de la DFC, gestion des agendas de la Responsable de la DFC et des Conseillers formation, gestion des commandes fournitures…

• Gestion des dispositifs individuels (Préparation aux concours, études promotionnelles, formations diplômantes : masters, DU/DIU, bilan de compétences, congé de formation professionnelle, validation des acquis de l’expérience…)

• Participation à l’élaboration du catalogue de formation (mise en forme)

Exigences du poste

EXIGENCES DU POSTE

DIPLÔMES OU EXPÉRIENCES PROFESSIONNELLES  REQUIS OU SOUHAITES

• BTS assistant(e) manager ou diplôme équivalent

• Ou expérience dans la fonction d’assistant(e) 

CONNAISSANCES  ET EXPÉRIENCES REQUISES OU SOUHAITÉES

• La réglementation concernant la formation continue 

• Pack Office

• Gesform (gestion formation) - Agirh (gestion du personnel)  - Pastel convergences (titres de recettes)

• Logiciel SPHINX - Logiciel Training Orchestra

QUALITES REQUISES

• Rigueur et organisation

• Esprit d’équipe

• Qualités relationnelles : sens de l’accueil

• Qualités d’analyse et de synthèse, qualités rédactionnelles

•Discrétion (respect du secret professionnel) / confidentialité

• Disponibilité

CONDITIONS D’EXERCICE

• Poste à 100 %  – Amplitude du service : 8 h 00 – 17 h 30   -   Durée d’exercice sur le poste : 3 à 5 ans 

Votre lettre de motivation et votre curriculum vitae sont à adresser à :

 dp-recrutement@chu-rennes.fr. 

Mentionner sur votre courrier la référence suivante R10-01.

Vous devrez préciser vos prétentions salariales et votre délai de préavis le cas échéant