Administratif Ref. R10-04

Un poste d'Adjoint(e) Administratif(ve) en Imagerie et Explorations Fonctionnelles à 90%

Caractéristiques du poste

Modalité : 90%

Contexte

PRÉSENTATION GÉNÉRALE DU SECTEUR D’ACTIVITE

 

Les plateaux techniques regroupant les différentes techniques d'imagerie et d'explorations fonctionnelles médicales sont répartis sur 3 services :

- Service d’Imagerie Médicale comprenant 5 domaines d’activités médicales (DAM) répartis sur l’ensemble des établissements du CHU (Pontchaillou, Hôpital Sud) : Abdominal, Femme et enfant, Neuro-facial, Ostéo-articulaire, Thoracique et Cardio-vasculaire.

- Service d’Explorations Fonctionnelles, réparti sur les 2 établissements (Pontchaillou et Hôpital Sud) et comprenant les Unités Fonctionnelles suivantes : Digestives, Neurologiques et Respiratoires.

- Service de Médecine du Sport.

 

LIEU D’EXERCICE PRINCIPAL

 

Hôpital Sud :

 

Les postes de secrétaires sont basés sur deux plateaux distincts au Rez-de-Chaussée :

- Plateau Imagerie (IRM – Scanner – Radiologie).

- Plateau Echographie et Explorations Fonctionnelles neurologiques et respiratoires

 

 

LIEU D’EXERCICE SECONDAIRE

 

Pontchaillou :

Les postes des secrétaires du Guichet sont basés sur le site de Pontchaillou au Bloc mais aussi au CUR (Centre d’urgences réanimations) et au CCP (Centre cardio-pneumologique).

Les postes des secrétaires de DAM sont rattachés à des Domaines d’Activités Médicales.

- Bloc Hôpital : Neuro-facial 

- Centre cardio-pneumologique : Thoracique

- Centre d’urgences réanimations : Abdominal et Cardio-Vasculaire

 

RATTACHEMENT HIÉRARCHIQUE : positionnement du poste dans l’organigramme

 

- Coordinatrice des secrétariats médicaux du CHU 

- Responsable des secrétariats médicaux du pôle 

 

RELATIONS FONCTIONNELLES PRINCIPALES

 

- Médecins

- Cadre supérieur de santé

- Cadres de santé médico-techniques

- Manipulateurs 

- Services cliniques internes au CHU

- Le bureau des entrées

- Le responsable informatique 

 

Mission

ACTIVITÉS PRINCIPALES

• Accueil physique (bureau des entrées avec création identité, facturation, encaissement uniquement à Pontchaillou)

• Accueil téléphonique

• Tri des demandes d’examens 

• Programmation de rendez-vous 

• Diffusion et frappe des comptes rendus

• Gestion des fournitures et matériels bureautiques

• Participation à la formation et à l’intégration des nouveaux professionnels 

• Encadrement des stagiaires

• Aide à la frappe pour les autres secrétariats du pôle

ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES

• Contribution à la démarche qualité du pôle

• Elaboration des plannings médicaux et gardes médicales.

• Gestion des dosimètres

Exigences du poste

DIPLÔME(S) PROFESSIONNEL(S) REQUIS OU SOUHAITE(S)

• Bac SMS (Sciences Médico-Sociales) ou ST2S (Sciences et Technologies de la Santé Sociale)

• Diplôme en secrétariat médico-social

• BTS SP3S

EXPÉRIENCE(S) ET CONNAISSANCE(S) SOUHAITÉE(S)

• Expérience dans un secrétariat médical

• Connaissance du logiciel Xplore, DxPlanning, Convergence

• Maîtrise des logiciels Word, Excel, Outlook

• Connaissance du vocabulaire médical

QUALITÉS REQUISE

• Sens de l’accueil 

• Rigueur et méthode

• Esprit d’équipe

• Sens de l’organisation et de priorisation

• Capacités d’adaptation 

• Sens des responsabilités et de la confidentialité

• Esprit d’initiatives

• Dynamisme

• Disponibilité

CONDITIONS D’EXERCICE

- Poste à 90% 

- Horaires : 8h00-16h00 ; 8h30-16h30 ; 9h00-17h00 ; 9h30-17h30 ; 10h-18h par roulement

- Planification des congés de manière concertée avec l’ensemble de l’équipe 

- Mutualisation au sein des secrétariats médicaux du pôle