Administratif Ref. R07-04

Un Gestionnaire Accès au dossier patient à 80%

Caractéristiques du poste

Contexte

LOCALISATION ET RATTACHEMENT

 

PRÉSENTATION GÉNÉRALE DU SECTEUR D’ACTIVITE

 

Le Pôle Santé Publique est un pôle médical créé en juillet  2015. Ce pôle transversal est composé du Service de pharmacologie clinique, Service de Santé Publique et Epidémiologie, du Service de médecine légale et pénitentiaire, du  Service de santé au travail et pathologie professionnelle et du Service d’Information Médicale.

 

La cellule de gestion des dossiers médicaux fait partie du service d’Information médicale et se situe au sein de ce service. Cette cellule de gestion permet la communication du dossier patient « Accès Direct ».

 

LIEU D’EXERCICE

• Service d’information médicale, Pontchaillou

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE : positionnement du poste dans l’organigramme

• Le Directeur Délégué du pôle 

• Le Cadre de santé supérieure du pôle 

• L’Ingénieur responsable des archives 

 

RELATIONS FONCTIONNELLES PRINCIPALES

• Chef du service d’information médicale

• Médecin responsable de l’unité dossiers médicaux

• Les secrétaires des services de soins

• La référente de l’accès dossier patient

• Les gestionnaires de l’accès dossier patient

• Les techniciens d’archivage médical (TAM)

• Les techniciens d’information médicale (TIM)

• Direction qualité et relations avec les usagers

 

 

Mission

MISSIONS

Au sein d’une équipe de 4 agents :

• Traiter les demandes d’accès aux dossiers dans le respect de la réglementation notamment la loi du 4 mars 2002 

• Traiter les demandes de communication dans le cadre des expertises

ACTIVITES PRINCIPALES

• Accueillir des patients, des familles, ou ayants droits des patients.

• Réceptionner les demandes de communications et les enregistrer dans le logiciel dédié

• Vérifier la possibilité de traitement des demandes (par le biais des informations administratives concernant le patient ou les ayants droits)

• Assurer le traitement des demandes notamment en lien avec les services de soins et la Direction qualité et relations avec les usagers.

• Gérer les relances auprès des patients, des services médicaux et éventuellement des administrations extérieures au CHU.

• Trier selon les demandes les éléments à transmettre

• Réaliser  les photocopies et impressions dans le cadre du traitement de la demande d’accès

• Transmettre les informations au demandeur soit en consultation sur place soit par envoi postal

• Réaliser la clôture puis élaborer la facturation

• Assurer la traçabilité du traitement des demandes à l’aide du logiciel dédié

• Assurer l’archivage des demandes de communication

• Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles

• Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau

• Mettre à jour des formulaires et courriers

Exigences du poste

EXIGENCES DU POSTE

DIPLÔME(S) PROFESSIONNEL(S) REQUIS OU SOUHAITE(S)

• Bac + 2, BTS assistant manager

FORMATION(S) REQUISE(S) OU SOUHAITEE(S)

• Formation bureautique 

• Formation juridique

EXPERIENCE(S) CONNAISSANCE(S) et SAVOIR FAIRE REQUIS ou SOUHAITES

• Maîtrise des outils informatiques (bureautique, sillage archives, Dxcare, télémis, Métavision….)

• Connaissance de l’organisation du CHU

• Connaissance de la législation sur le dossier patient et notamment la loi du 4 mars 2002

• Connaissance des modalités de rangement et d’archivage des dossiers patients au CHU

• Connaissance du vocabulaire médical

QUALITES REQUISES

• Rigueur, discrétion et confidentialité 

• Aptitude pour l’accueil physique et téléphonique de personnes

• Diplomatie 

• Qualités relationnelles : travail en équipe, écoute, dynamisme, adaptabilité, sens de l’organisation

CONDITIONS D’EXERCICE

• Quotité de temps de travail : 80%

• Poste de catégorie C

• Amplitudes horaires du service 8h00 à 17h20 

• Mobilité sur les différents sites