Administratif Ref. R04-10

Un(e) Responsable RH aux Affaires Médicales

Caractéristiques du poste

Type de contrat : CDI

Contexte

LOCALISATION ET RATTACHEMENT

LIEU D’EXERCICE

• Direction des Affaires Médicales – site de l’hôpital Pontchaillou

 

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE : positionnement du poste dans l’organigramme

• Direction des Affaires Médicales (DAM)

 

RELATIONS FONCTIONNELLES PRINCIPALES

 

• Direction des coopérations et des relations internationales

• Cellule de contrôle de gestion commune DRH/DAM

• Direction générale

• Directions fonctionnelles et directions déléguées auprès des pôles

• Responsables médicaux de pôle, chefs de service et praticiens

• Collaborateurs et partenaires de la DAM

•  Université, facultés

• Etablissements publics et privés du territoire n°5 et de la région

• Partenaires extérieurs (ARS, Trésorerie, Conseil de l’ordre,…)

 

 

Mission

ACTIVITES

Missions principales :

Encadre l’équipe de la Direction des Affaires médicales

Coordonne les activités et les tâches des secteurs et bureaux de la Direction des Affaires Médicales

Conduit des dossiers spécifiques et notamment transversaux

Coordonne le travail de la Direction des Affaires médicales avec les autres directions

Pilote de la DAM pour la gestion et le suivi de l’ensemble des affaires médicales, il est responsable de l’encadrement et de la bonne gestion des secteurs « carrières et paie des personnels seniors médicaux » et « gestion du temps de travail et de la permanence des soins » en lien avec les adjoints des cadres du secteur mais aussi les autres directions, les facultés ou encore l’ARS. Il est également responsable du bon fonctionnement du secrétariat.

Le Responsable des Affaires Médicales prépare les éléments indispensables au titre 1 et titre 3 de l’EPRD concernant le personnel médical, en lien avec la cellule de contrôle de gestion commune DRH/DAM, avec les éléments issus des secteurs (recettes, dépenses, dépenses paie et hors paie). Il en assure le suivi, le reporting et l’analyse (en lien avec les enquêtes sollicités).

Le mode « projet » et de suivi médico-économique sont des dimensions majeures du poste. A ce titre, le Responsable des Affaires Médicales peut être appelé à participer à des projets spécifiques intra CHU répondant aux deux derniers critères.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

• GESTION DE L’ACTIVITE DU SERVICE

Le Responsable des Affaires Médicales impulse, coordonne et contrôle les activités réalisées dans les deux secteurs suivants de la Direction :

• Secteur des carrières médicales et paie

• Secteur de la gestion du temps médical

Il encadre et s’assure de la bonne gestion courante des missions des adjoints des cadres de son secteur. Il s’assure de la bonne structuration des outils de reporting et de la transmission des informations entre les différents secteurs de la Direction, en lien avec les directeurs, l’attaché en charge des autres secteurs et les adjoints des cadres.

Par ailleurs, il est encadre le secrétariat en lien avec les Directeurs.

Il supervise, en lien avec les adjoints des cadres

• Le processus de paie

• La gestion des mouvements des seniors médicaux hospitaliers et hospitalo-universitaires (entrées/sorties) et des mouvements financiers associés

• La planification de l’intérim en lien avec l’adjoint des cadres (planification, gestion des factures)

• La gestion de la permanence des soins et du temps de travail ainsi que leur financement,

• La gestion des affectations des seniors,

• Le suivi de la mise en œuvre de la DAM de territoire : notamment le déploiement de la gestion partagée des affaires médicales

• GESTION DES INSTANCES MEDICALES 

Le Responsable des Affaires Médicales coordonne l’organisation de la CME et de ses sous-commissions en amont et en aval de la réunion :

• Préparation OJ (avec sec.) et logistique

• Participation à chaque séance

• Rédaction des procès-verbaux (soumis ensuite au DAM, au DG et au président de la CME)

• Gestion de l’instance (animation, élections, nominations, gestion des sous-commissions,…)

Les commissions concernées sont la Commission médicale d’établissement, et la commission de vie hospitalière.

Il coordonne la bonne gestion des commissions déléguées aux adjoints des cadres : la commission du cumul d’activités accessoires (CCAA) et la commission de l’organisation de la permanence des soins (COPS).

• GESTION BUDGETAIRE 

En collaboration étroite avec le secteur contrôle de gestion, le Responsable des Affaires Médicales assure le suivi des comptes du personnel médical à toutes les étapes du processus budgétaire (prévision, réalisation, analyse des écarts…) :

• Gestion des crédits

• Gestion des recettes 

• Gestion des dépenses

• Coordination des actions de sécurisation de la paie : contrôles internes, processus de certification des comptes

Un lien étroit doit être structuré avec l’AAH en charge des coopérations, l’objectif étant de conduire un suivi analytique de l’EPRD – Titre 1 PM dont le Responsable des Affaires Médicales est référent.

• ÉVALUATION, ENQUÊTES ET STATISTIQUES

En lien avec la cellule de contrôle de gestion, il supervise les réponses liées aux enquêtes et statistiques afférentes à la DAM et structure le réseau interne et externe

• Bilan social (BS)

• Rapport d’activité

• Enquêtes conférence des DAM / DG

• Remontée nationale du BS

• SAE

• Retraitement comptable

• Enquête des conférences des directions de CHU (DAM , DRH, DAF, DG)

• Demandes ponctuelles ou conjoncturelles d’autres établissements, de la Tutelle, ... 

Il coordonne les travaux lorsque les enquêtes sollicitent l’ensemble des secteurs de la Direction et se met en lien avec l’attaché responsable des coopérations si nécessaire.

• ANALYSE DE GESTION 

En lien avec la cellule de contrôle de gestion, les ADC et l’AAH en charge des coopérations, il supervise la collecte et la mise en forme de l’information sollicitée par le directeur des affaires médicales (requêtes BO sur l’activité, la permanence, les effectifs, les mouvements de population, la démographie, les coûts,…)

Exigences du poste

EXPERIENCE(S) ET CONNAISSANCE(S) SOUHAITEE(S)

• Expérience en ressources humaines

• Connaissances générales sur le code de la santé publique et le droit hospitalier

• Connaissance de la paie

• Connaissance des statuts et de la gestion du personnel médical (temps de travail, congés, absences, formation, activité privée, déontologie)

• Connaissance générale de l’institution

• Connaissance des outils informatiques de bureautique et de gestion financière (AGIRH, MAGH 2, Word, Excel, BO)

• Connaissance du contrôle de gestion

• Connaissance du système d’information du CHU

QUALITES REQUISES

• Loyauté

• Rigueur et intégrité

• Organisation et anticipation

• Capacités de communication, d’écoute, de négociation

• Savoir travailler en équipe

• Esprit d’initiative

• Qualités rédactionnelles et de synthèse

• Discrétion

• Maitrise et appétence pour les outils informatiques

FORMATION(S) REQUISE(S) OU SOUHAITEE(S)

• Les statuts des personnels médicaux

• Les modalités de la permanence des soins et du temps de travail médical

EXPERIENCE(S) ET CONNAISSANCE(S) SOUHAITEE(S)

• Statuts médicaux, organisation du travail médical, droit de la santé publique

CONDITIONS D’EXERCICE

• Poste à temps plein 

• Poste de catégorie A : Attaché d’Administration Hospitalière

Vous devrez préciser vos prétentions salariales et votre délai de préavis le cas échéant