Administratif Ref. R06-05

Un(e) Assistant(e) Formation

Caractéristiques du poste

Type de contrat : CDI - MUTATION - DETACHEMENT

Contexte

LOCALISATION ET RATTACHEMENT

PRÉSENTATION GÉNÉRALE DU SECTEUR D’ACTIVITE

• La Délégation à la Formation Continue est rattachée à la Direction des Ressources Humaines – Equipe composée de 10 personnes : 1 Responsable de la Délégation à la Formation Continue – 2 Conseillers formation – 1 Responsable secteur financier – 5 Assistantes de formation – 1 Gestionnaire de la logistique

 

LIEU D’EXERCICE

• CHU de Rennes – Délégation à la formation continue - Pontchaillou

 

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE : positionnement du poste dans l’organigramme

• Responsable Délégation à la formation continue

• Directrice adjointe des ressources humaines

 

RELATIONS FONCTIONNELLES PRINCIPALES

En Interne : * Conseillers formation continue (CFC), Responsable secteur financier et  Responsable Délégation à la formation continue 

* Pôles de soins et médico-techniques

* CESU – CPIAS - CRAVS

* Directions Instituts de formation et écoles

 

En Externe : * Association Nationale pour la Formation des Hospitaliers (A.N.F.H) 

* Trésorerie

* Prestataires et organismes de formation extérieurs, ANDPC

* Etablissements publics  ou privés extérieurs

* Etablissements du Groupement Hospitalier de Territoire (GHT) Haute Bretagne

* Libéraux

 

 

Mission

• Participation à la mise en œuvre de la politique de formation professionnelle pour tous les personnels médicaux et non médicaux du CHU et du GHT Haute Bretagne

• Participation au développement des activités du Centre de formation du CHU 

ACTIVITÉS PRINCIPALES 

• Utilisation quotidienne du logiciel de suivi des formations Gesform et de l’outil de gestion des formations inter-hospitalières

• Assure le secrétariat des CFC pour l’ensemble des documents liés aux actions de formation

• Est responsable des aspects administratifs et logistiques de l’action de formation : 

*  accueil physique et téléphonique 

* information du public (personnel médical et non médical interne ou externe)

* relations avec les formateurs et stagiaires

* accueil des stagiaires, conférenciers dans le cadre des formations, journées évènementielles, congrès…

* envoi et suivi de cahiers des charges pour consultation d’organismes

* gestion des inscriptions individuelles et collectives (édition de courriers aux candidats ou organismes, documents   

  pour le suivi des actions…)

* suivi financier des actions de formation (facturation ANFH, remboursements aux agents, suivi des plafonds de 

remboursement, titres de recettes aux établissements ou stagiaires extérieurs…)

* point dossiers avec les CFC

* envoi du courrier

* archivage des dossiers

* suivi logistique et pédagogique des actions de formation (constitution de la documentation pédagogique interne, 

  réapprovisionnement…) en lien avec la Gestionnaire de la logistique, 

* participe ponctuellement à l’évaluation à chaud des formations

• Participe aux réunions internes avec rédaction de comptes rendus (commission de formation, commission DPC…)

• Rédaction et suivi de conventions avec des établissements extérieurs

• Enregistrement des fiches formations sur le site web présentant l’offre formation de la DFC 

• Suivi administratif des contrats des formateurs internes et externes

• Enregistrement du courrier arrivé

• Participation à la mise à jour des procédures qualité de la DFC

ACTIVITES SPECIFIQUES

• Gestion des formations sur les thèmes des Gestes et soins d’urgence en lien avec le CESU, Situations sanitaires exceptionnelles et prévention des risques professionnels

Exigences du poste

EXIGENCES DU POSTE

DIPLÔMES OU EXPÉRIENCES PROFESSIONNELLES REQUIS OU SOUHAITES

• BTS assistant(e) manager ou diplôme équivalent

• Ou expérience dans la fonction d’Assistant(e) en Ressources Humaines

CONNAISSANCES ET EXPÉRIENCES REQUISES OU SOUHAITÉES

• La réglementation concernant la formation continue

• Pack Office

• Gesform (gestion formation) - Agirh (gestion du personnel) - Pastel convergences (titres de recettes)

• Logiciel SPHINX - Logiciel Training Orchestra

QUALITÉS REQUISES

• Rigueur et organisation

• Esprit d’équipe

• Qualités relationnelles : sens de l’accueil

• Qualités d’analyse et de synthèse, qualités rédactionnelles

• Discrétion (respect du secret professionnel) / confidentialité

• Disponibilité

CONDITIONS D’EXERCICE

• Poste à 100 % 

• Poste de catégorie C

• Amplitude du service : 8 h 00 – 17 h 30

• Congés annuels posés prioritairement pendant les périodes de congés scolaires 

• Durée d’engagement sur ce poste : 3 à 5 ans