Administratif Ref. R07-05

Un(e) Assistant(e) de Direction Déléguée Pôles et Projets

Caractéristiques du poste

Type de contrat : CDI -MUTATION - DETACHEMENT

Contexte

LOCALISATION ET RATTACHEMENT

MISSION GENERALE

 

• Organiser pour la direction déléguée pôles et projets la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers  – Assurer le suivi de dossiers spécifiques

La secrétaire de direction assure le secrétariat d’un directeur 

 

PRESENTATION GENERALE DU SECTEUR D’ACTIVITE

Le Directeur délégué pôles et projets a délégation de la Directrice générale pour accompagner les pôles qui lui sont rattachés dans la gestion de leurs projets, l’optimisation de leurs moyens et l’évolution de leurs activités.  Il est également responsable de projets et missions dont la mise en œuvre et le suivi lui sont confiés par la Directrice générale.

 

• Le secrétariat de la Direction pôles et projets situé sur le site de Pontchaillou, est l’interlocuteur de référence des pôles suivants : 

 

- Pôle médecines spécialisées

- Pôle abdomen et métabolisme 

- Pôle cœur-vaisseaux-poumons

- Pôle anesthésie-SAMU-Urgences-Réanimations, médecine interne et gériatrie,

- Pôle locomoteur

 

Missions transversales :

- Chirurgie ambulatoire et RAC

- Coordination des blocs opératoires

- Coordination de l’endoscopie

 

LIEU D’EXERCICE

• La Direction pôles et projets est localisée au RDC du bâtiment de la direction générale - Pontchaillou

 

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE : positionnement du poste dans l’organigramme

• Les directeurs délégués pôles et projets et plus particulièrement le directeur délégué référent auprès des pôles cœur-poumons-vaisseaux, abdomen et métabolisme et médecines spécialisées.

 

 

RELATIONS FONCTIONNELLES PRINCIPALES

• Les directeurs des soins délégués aux pôles 

• Les chefs de pôles et chefs de service

• Les cadres administratifs de pôles 

• Les cadres supérieurs de santé et cadres de santé

• Les contrôleurs de gestion

• Les secrétaires de direction 

 

 

Mission

Assurer le secrétariat de la direction pôles et projets

 Accueil physique des personnes internes et externes

 Réception, traitement, orientation et suivi des appels et messages téléphoniques 

 Traitement et mise en forme de documents, rapports, courriers, dossiers et mails de la direction (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

 Gestion et enregistrement des courriers/mails « départ » et « arrivée »

 Etablissement des ordres de missions et états de frais de déplacements 

 Classement, archivage 

 Reproduction de documents

 Gestion logistique de la direction 

 Assurer le suivi des dossiers afférents aux pôles dont le directeur a la responsabilité

Assurer la gestion de l’agenda des 2 directeurs délégués pôles et projets, et l’organisation de réunions

 Prise de rendez-vous et tenue de l’agenda des directeurs 

 Planification et organisation de réunions pour les directeurs (recueil des disponibilités des acteurs, définition du calendrier, suivi de programmation, réservation de salles, coordination de l’ordre du jour, envoi convocation et diffusion de comptes-rendus) 

 Suivi des échéances des dossiers en cours et relance auprès des correspondants

 Gestion des déplacements extérieurs

Assurer la gestion du directeur en charge de la coordination des blocs opératoires et de l’endoscopie

 Planification et organisation de réunions (recueil des disponibilités des acteurs, définition du calendrier, suivi de programmation, réservation de salles, coordination de l’ordre du jour, envoi convocation et diffusion de comptes rendus) 

 Suivi des échéances des dossiers en cours et relance auprès des correspondants

 Mise en forme/envoi des documents, comptes rendus…

 Mise en ligne des documents sur intranet

Immobilisation des lits

 Suivi des fermetures de lits sur le logiciel convergence : recueil des prévisions de fermetures auprès des responsables médicaux et cadres supérieurs de santé, saisie et mise à jour dans le logiciel

Suivi des dossiers 

 en lien avec l’AAH référent des pôles (mise en forme de courriers et présentations, conventions,…)

 Planning  Agirh - renseignement du logiciel pour les assistantes et AAH 

 Fournitures de bureaux : gestion des commandes 

Gérer la logistique propre à la direction déléguée pôles et projets 

 Demande d’interventions pour des réparations ou travaux concernant la téléphonie, informatique et copieur, vidéoprojecteur, visioconférence

 Assurer la logistique lors de l’arrivée d’un nouveau personnel ou stagiaire (établissement d’un planning d’arrivée avec organisation de rencontres, demande de connexion PC, poste téléphonique, demandes auprès du service communication pour l’établissement de cartes de visite, papier à en-tête, affichage noms sur les portes)

ACTIVITES SPECIFIQUES

• Poste en binôme fonctionnel, continu et complémentaire avec l’assistante de la direction pôles et projets 

 

Exigences du poste

EXIGENCES DU POSTE

DIPLÔME(S) PROFESSIONNEL(S) REQUIS OU SOUHAITE(S) :

• Diplôme niveau Bac + 2 de secrétaire ou assistante de direction ou équivalent

• Expérience en gestion administrative

EXPERIENCE(S) ET CONNAISSANCE(S) SOUHAITEE(S) :

• Expérience antérieure et confirmée en secrétariat de direction

• Maitrise des outils bureautiques 

• La connaissance du secteur de la santé serait appréciée.

QUALITES REQUISES ET SAVOIR FAIRE REQUIS :

• Expertise dans les différents outils bureautique et technique de programmation

• Savoir travailler en équipe

• Disposer d’un sens de l’initiative et d’adaptation aux situations rencontrées

• Filtrer, orienter les appels, renseigner les interlocuteurs internes et externes

• S’exprimer aisément et clairement et rédiger les messages de façon synthétique

• Rédiger et mettre en forme les documents de façon autonome

• Organiser, prioriser et planifier les tâches confiées et assurer un suivi rigoureux des dossiers en cours

• Définir le plan de classement avec les outils mis à disposition

 

CONDITIONS D’EXERCICE :

• Poste à temps plein – 100%

• Poste de catégorie : C

• Durée journalière de travail : 7H30 du lundi au vendredi

• Lieu d’exercice : Rez-de-chaussée du bâtiment de la Direction Générale - Pontchaillou

• Horaires : de 8H15 à 18H00 selon les 3 types d’horaires définis – permanence des lignes entres la direction des soins et la direction de la qualité et des usagers

• La prise de congés se fait en organisant la continuité des missions avec l’autre assistante de la Direction pôles et projets

Vous devrez préciser vos prétentions salariales et votre délai de préavis le cas échéant