Administratif Ref. R 07-05

Secrétaire Travaux Filière Patrimoine et Sécurité

Caractéristiques du poste

Contexte

LOCALISATION ET RATTACHEMENT

PRÉSENTATION GÉNÉRALE DE L’ACTIVITE :

Le CHU de Rennes comprend 2 000 lits répartis sur cinq sites et plus de 8000 agents.

La Direction du Patrimoine et de la Sécurité regroupe un effectif d’environ 150 personnes. Elle assure l’exploitation, la maintenance et les travaux de construction ou restructuration relatifs au patrimoine bâti de plus de 300.000 m² et aux installations techniques de niveau industriel qui lui sont associées. Elle est également en charge de la sécurité incendie et de la sûreté.

 

Pour ce qui concerne la maintenance, les principaux domaines sont:

 Electricité / Automatiste 

 Climatisation Ventilation et Chauffage / Fluides 

 Entretien des bâtiments et voiries 

 Les ateliers

Pour ce qui concerne les travaux, les principaux domaines sont ;

 Aménagement intérieur / extérieur

 VRD-Terrassement – réseaux divers 

 Peinture

 Menuiserie

 Désamiantage

 Construction / Démolition

 Ventilation, climatisation

 Electricité 

 Maçonnerie, plâtrerie

 

Pour ce qui concerne la sécurité et la sûreté, les principaux domaines sont :

 La sécurité incendie

 La sûreté

La Direction du Patrimoine et de la Sécurité s’inscrit dans un projet de grande envergure, que l’on appelle le Schéma Directeur Immobilier et qui a pour objectif la reconstruction du CHU de Rennes sur le site de Pontchaillou.

 

LIEU D’EXERCICE

C.H.U. de Rennes - Bâtiment des instituts de formation - 4ème étage - Rue Henri Le Guilloux - 35033 Rennes Cedex 09.

 

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE – Niveau 1

• Gestionnaires des opérations de travaux et contrats de maintenances (Assistants achats DPS)

RELATIONS FONCTIONNELLES PRINCIPALES

• Directeur du Patrimoine et de la Sécurité

• Responsable achats de la filière travaux.

• Assistants achats

• Juristes

• Gestionnaires

• Techniciens de maintenance / ateliers

• Chargés d’opérations / Ingénieurs travaux

• Equipe sûreté/sécurité

Mission

MISSION
Contribuer à la gestion des tâches courantes de secrétariat et administratives de l’ensemble du service en lien avec le directeur, l’acheteuse travaux,  les assistantes achats et les techniciens sur le suivi de l’exécution des opérations de travaux, de maintenance, de sécurité incendie et de sûreté, conformément :
• aux règles des achats publics (notamment au code de la commande publique et  de la comptabilité publique),

• aux procédures ou bonnes pratiques internes au CHU.

ACTIVITES PRINCIPALES ET SPECIFIQUES
Secrétariat
• Accueil et orientation des personnes se présentant au secrétariat,
• Gestion des appels téléphoniques (Réception, traitement des messages, orientation et suivi des appels courants et de maintenance) 
• Gestion du dépannage par le biais d’une procédure interne.
• Organisation des réunions, réservation de salles pour les équipes de la direction du patrimoine et de la sécurité.
• Gestion et enregistrement des courriers /mails « départ » et « arrivée » y compris pour les dossiers de contentieux.
• Rédaction et Mise en forme de compte-rendu, planification (Doodle), notes et diffusion au personnel. 
• Mise en forme d’une note sur demande des techniciens de maintenance pour envoi papier au courrier interne des interlocuteurs ciblés.
• Préparation des demandes d’autorisation d’urbanisme (ex : autorisation de travaux), en lien avec le chargé d’opérations de travaux
• Mise à jour du cahier de garde 
• Transmission de documents aux contrôleurs techniques ou coordonnateurs sécurité, sur demande des techniciens.
• Passation des commandes de fournitures de bureau et consommables (sur site web fournisseur) 
• Gestion et remise des clefs des logements de fonction
• Rédaction des décisions d’attribution d’entrée et de sortie des logements de fonction

• Classement documentaire, archivage papier + arborescence réseau

Suivi administratif des marchés publics de maintenance et de travaux pour chaque étape du processus achats :
• Préparation des parapheurs avec les bordereaux adéquats pour signature à :
La Direction Générale des documents :
 Rapports d’analyse des offres
 Acte d’Engagement
La Direction du Patrimoine et de la Sécurité :
 Courriers à rédiger et mettre en page 
(lettres aux non retenus, courriers d’attribution et notification aux fournisseurs retenus)
• Mise en forme et transmission de l’ordre de service de démarrage des travaux.
• Saisie des données concernant  les marchés sur une plateforme en ligne nommée PLACE :
(Données essentielles, Avis d'attribution des marchés publics)
• Enregistrement des fiches de recensement concernant les marchés notifiés  sur une plateforme informatique du ministère public.  
• Classement des pièces originales des marchés, archivage papier + arborescence réseau après avoir scanné l’ensemble des documents.
• Transmission par mail des différentes pièces de marchés à l'assistant achat pour intégration dans le logiciel Magh2, à destination de la trésorerie publique.

Exigences du poste

DIPLOMES ET EXPERIENCE SOUHAITES

• Bac Pro Secrétariat à Bac +2

• Expérience professionnelle souhaitée de 2 ans minimum

FORMATION(S) REQUISE(S) OU SOUHAITEE(S)

Maitrise des outils bureautique : (Word, Excel, Messagerie)

QUALITES REQUISES

• Aisance relationnelle,
• Autonomie et conscience professionnelle,
• Dynamisme et motivation,
• Savoir gérer les priorités à la demande de la hiérarchie,

• Connaissances dans le domaine des travaux serait un vrai plus.

CONDITIONS D’EXERCICE
• Poste en binôme avec une secrétaire travaux déjà en place.
• Poste à 100%