Administratif Ref. R07-30

Secrétaire Médicale Biochime-CRTH et Consultation Mycologie et Parasitologie à 90%

Caractéristiques du poste

Type de contrat : CDD/CDI/MUTATION/DETACHEMENT

Modalité : Temps non complet à 90%

Contexte

Le CHU de Rennes recherche un(e) Secrétaire Médicale pour rejoindre le secrétariat de Biochimie CRTH et la consultation Mycologie/Parasitologie.

PRÉSENTATION GÉNÉRALE DU PÔLE:

Le pôle Biologie est composé de 10 services :

• Biochimie-Toxicologie

• Génétique moléculaire et génomique

• Bactériologie - Hygiène Hospitalière

• Virologie

• Parasitologie - Mycologie

• Hématologie cellulaire - Hémostase bioclinique

• Immunologie Thérapie Cellulaire et Hématopoïèse

• Anatomie et cytologie pathologiques

• Cytogénétique et Biologie Cellulaire

• Pharmacologie 

Le Pôle dispose également de plateformes multidisciplinaires et techniques. Un laboratoire d’urgences est présent sur le site de l’Hôpital sud.

Au sein du Pôle Biologie, un Département de recherche translationnelle a été créé pour une visibilité plus forte de l’activité recherche, il est composé de trois unités fonctionnelles : la Cellule recherche, une Biobanque – Centre de Ressources Biologiques, Laboratoire de Suivi Immunologique des Thérapeutiques Innovantes (SITI) et une plateforme NGS (Next Generation Sequencing).

La responsabilité médicale du pôle est assurée par le Professeur GANGNEUX, Médecin Biologiste.

Les effectifs du pôle sont constitués de 66,5 ETP personnel médical et de 330 ETP personnel non médical.

PRÉSENTATION GENERALE DU SECTEUR D’ACTIVITÉ:

Le CRTH assure la prise en charge des patients atteints de troubles de l’hémostase (maladies hémorragiques et thrombo-emboliques). La consultation de Mycologie-Parasitologie est une unité de consultations qui accueille les patients du CHU (hospitalisés ou en consultation externe) ou adressés directement par leur médecin traitants afin d’effectuer un diagnostic de maladie parasitaire ou fongique, autochtone ou tropicale. 

Le laboratoire de Biochimie assure le dosage dans les produits biologiques, des électrolytes, des métabolites et de divers substrats, ainsi que la mesure des gaz du sang et des principales activités enzymatiques entre autres.

 

LIEU D’EXERCICE:

• Le poste est exercé au secrétariat du CRTH-MP ou celui du laboratoire de Biochimie à Pontchaillou (Rdc du Bâtiment A des laboratoires

 

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE:

• Coordinatrice des Secrétariats Médicaux du CHU : Madame Chrystèle DUMON

• Responsable des Secrétariats Médicaux du Pôle : Madame Stéphanie POUSSET

RELATIONS FONCTIONNELLES PRINCIPALES

 

Liaisons Fonctionnelles internes :

• En lien avec l’équipe pluridisciplinaire du Pôle

 

Liaisons Fonctionnelles externes :

• En lien avec les autres Pôles du CHU, l’EFS, les médecins et les personnes extérieurs à l’établissement.

• Interface entre le CHU et l’université et notamment sur le versant faculté de médecine et équipe de recherche.

 

Mission

MISSIONS:

L’agent est chargé d’assurer, en lien avec le chef de service et l’encadrement, la gestion des dossiers administratifs relevant des compétences d’une secrétaire.
L’agent est l’interlocuteur privilégié pour les dossiers incluant différents partenaires (CHU – Université – organismes privés).

ACTIVITÉS PRINCIPALES:

• Accueil et orientation des personnes se présentant au secrétariat
• Réception, traitement, orientation et suivi des appels téléphoniques
• Prise de rendez-vous, tenue des agendas, organisations des réunions et réservation de salle, gestion des déplacements extérieurs des biologistes
• Traitement et mise en forme de documents, rapports, courrier et mails des biologistes et des CS
• Classement et archivage des documents
• Prises de notes, rédaction de comptes rendus, courriers, messages
• Reproduction de documents
• Gestion de l’approvisionnement et du stock des fournitures de bureau
• Gestion des dossiers patients
- Production des comptes rendus
- Expédition des résultats d’examen
• Gestion administrative du personnel médical
- Gestion les gardes du service
- Collecte et diffusion des congés des équipes médicales.

ACTIVITÉS SPECIFIQUES : 

• Participation à la facturation des examens sur le pôle en lien avec le cadre administratif du pôle
• Participation aux fusions de dossiers patients en lien avec les techniciens informatiques
• Extraction des données du SI à des fins statistiques
• Gestion des protocoles
• Gérer les RDV et envoyer les convocations aux patients du CRTH et de la consultation de Parasitologie-Mycologie
• Gérer les hospitalisations programmées
• Gérer les demandes d’ordonnance en lien avec les médecins des services
• Classer les courriers dans DX Care
• Classer les dossiers patients ainsi que les courriers et résultats d’analyses rattachés à chaque dossier
• Gérer les dossiers famille
• Préparer les dossiers patients pour les RDV de la semaine 
• Préparer les demandes d’examens de Parasitologie-Mycologie
• Préparer les demandes d’examens à effectuer au centre de prélèvements du CHU et montrer au patient comment s’y rendre
• Prendre en charge les échantillons biologiques de Parasitologie-Mycologie
• Rédiger la liste des consultations à transmettre au laboratoire d’Hémostase
• Imprimer la liste des consultations pour l’IDE
• Assurer la frappe des comptes-rendus ou courriers médicaux et les envoyer
• Préparer le staff médical hebdomadaire : ordre du jour et compte-rendu
• Assurer les tâches de secrétariat en rapport avec la recherche clinique de l’UF3209
• Assurer les tâches de secrétariat dans le cadre du (des) programme(s) d’éducation thérapeutique de l’UF3209
• Assurer le remplissage et le maintien des registres patients de l’UF3209 (liste de garde, listing famille, registre national NHEMO)
• Coter les actes et les consultations de Parasitologie-Mycologie pour l’UF 3029 et gérer l’interaction avec le bureau des entrées
• Tenir à jour les statistiques d’activité pour l’UF 3029.

Exigences du poste

DIPLÔME(S) PROFESSIONNEL(S) REQUIS OU SOUHAITE(S):

• Baccalauréat ST2S
• Diplôme ou Titre professionnel de secrétaire assistante médico-social
• BTS SP3S

FORMATION(S) REQUISE(S) OU SOUHAITEE(S):

• Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, DX Care, Synergy
• Maîtrise des termes médicaux en lien avec l’activité 
• Connaître le monde hospitalier.

EXPÉRIENCE(S) ET CONNAISSANCE(S) SOUHAITÉE(S):

• Savoir prendre en charge avec rigueur et attention les différentes activités 
• Connaissances en anglais souhaitées: lu, écrit, parlé.

QUALITÉS REQUISES:

• Avoir le sens de l’organisation
• Avoir le sens des responsabilités et faire preuve de disponibilité et d’autonomie
• Savoir travailler en équipe pluridisciplinaire
• S’exprimer clairement et aisément et rédiger les messages de façon synthétique.
• Faire preuve de discrétion et respecter scrupuleusement la règle du secret professionnel.
• Organiser et planifier les activités du secrétariat selon les échéances des dossiers
• Etre capable de s’adapter à différentes situations de travail et de gérer l’urgence.

CONDITIONS D’EXERCICE:

• Catégorie C : Adjoint Administratif 
• Poste à 90% : 40% Biochimie et 50% CRTH – Consultation Mycologie/ Parasitologie
• Horaires et postes par roulement : du lundi au vendredi de 8h30-16h30, 9h00-17h00, 9h30-17h30
• Continuité de service avec le secrétariat Biochimie et CRTH – Consultation Mycologie/Parasitologie
• Organisation des congés de manière concertée
• Mutualisation au sein du pôle.

Ce poste, temps non complet à 90%, est à pourvoir par mutation, détachement ou contrat.
Merci de bien vouloir adresser votre candidature (Lettre de motivation accompagnée d'un curriculum vitae) par mail à DP-Recrutement@chu-rennes.fr, sous la référence R07-30 (à préciser en haut à gauche de la demande)
Merci de préciser vos prétentions salariales ainsi votre délai de préavis le cas échéant.