Administratif Ref. R08-10

Secrétaire médicale au Centre Régional de Traitement des Maladies Hémorragiques et Consultations externes de Parasitologie

Caractéristiques du poste

Modalité : 50%

Contexte

PRÉSENTATION GÉNÉRALE DU SECTEUR D’ACTIVITÉ

 

L’UF 3209 assure la prise en charge des patients atteints de troubles de l’hémostase (maladies hémorragiques et thrombo-emboliques)

L’UF 3029 est une unité de consultations qui accueille les patients du CHU (hospitalisés ou en consultation externe) ou adressés directement par leur médecin traitants afin d’effectuer un diagnostic de maladie parasitaire ou fongique, autochtone ou tropicale. 

 

RELATIONS FONCTIONNELLES PRINCIPALES

Liaisons Fonctionnelles internes :

En lien avec les infirmières et les médecins des UF 3209 et 3029, le cadre de proximité en charge du secteur et  l’équipe pluridisciplinaire des services d’hématologie biologique – Hémostase bioclinique et de Parasitologie - Mycologie.

 

Liaisons Fonctionnelles externes :

En lien avec les soignants des autres Pôles du CHU, les personnes extérieures à l’établissement et les patients.

 

LIEU D’EXERCICE

Unité Fonctionnelle : CRTH – Hémostase clinique (UF3209) & Consultations de Parasitologie-Mycologie (UF3029

Service : Hématologie biologique et hémostase bioclinique & Service de Parasitologie-Mycologie

 

Mission

MISSIONS

L’agent est chargé d’assurer le secrétariat de l’UF3209 et de l’UF 3029

ACTIVITES PRINCIPALES

 Accueil 

• Accueillir les patients prévus en consultation pour le CRTH et le service de Parasitologie-Mycologie

• Assurer l’accueil téléphonique : filtrer les appels, gérer les messages, ventiler les communication

Activités 

• Gérer les RDV et envoyer les convocations aux patients du CRTH et de la consultation de Parasitologie-Mycologi

• Gérer les hospitalisations programmées

• Gérer les demandes d’ordonnance en lien avec les médecins des services

• Classer les courriers dans DxCare

• Classer les dossiers patients ainsi que les courriers et résultats d’analyses rattachés à chaque dossier

• Gérer les dossiers famille

• Préparer les dossiers patients pour les RDV de la semaine 

• Préparer les demandes d’examens de Parasitologie-Mycologie

• Préparer les demandes d’examens à effectuer au centre de prélèvements du CHU et montrer au patient comment s’y rendre

• Prendre en charge les échantillons biologiques de Parasitologie-Mycologie

• Rédiger la liste des consultations à transmettre au laboratoire d’Hémostas

• Imprimer la liste des consultations pour l’IDE

• Assurer la frappe des comptes rendus ou courriers médicaux et les envoyer

• Préparer le staff médical hebdomadaire : ordre du jour et compte-rendu

• Assurer les tâches de secrétariat en rapport avec la recherche clinique de l’UF3209

• Assurer les tâches de secrétariat dans le cadre du (des) programme(s) d’éducation thérapeutique de l’UF3209

• Assurer le remplissage et le maintien des registres patients de l’UF3209 (liste de garde, listing famille, registre national NHEMO)

• Coter les actes et les consultations de Parasitologie-Mycologie pour l’UF 3029 et gérer l’interaction avec le bureau des entrées

• Tenir à jour les statistiques d’activité pour l’UF 3029

Exigences du poste

DIPLÔME(S) PROFESSIONNEL(S) REQUIS OU SOUHAITE(S)

• Baccalauréat ST2S et/ou diplôme en secrétariat médico-social

• BTS SP3S

EXPERIENCE(S) ET CONNAISSANCE(S) SOUHAITEE(S)

• Connaître le monde hospitalier

• Connaissance de base de l’anglais pour l’accueil des patients étrangers 

• Connaître et savoir utiliser les logiciels bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, DxCare, DxPlanning, Convergence

• Maîtriser l’orthographe et la terminologie médicale

• Une expérience dans un secrétariat médical ou au contact du public sera une plus-value prise en compte

CONDITIONS D’EXERCICE

Poste catégorie C : Adjoint administratif 

Poste de travail : 50%

Equipe comprenant : 2 ETP et 3 secrétaires

Horaires de travail: du lundi au vendredi : 09 h 00 – 12 h 30

QUALITES REQUISE

• Avoir une bonne présentation, être courtois

• Avoir le sens de l’accueil et du service public : tact, discrétion et diplomatie

• Avoir le sens de la méthode et de l’organisation : être rigoureux et efficace

• Avoir le sens des responsabilités et faire preuve de disponibilité

• Faire preuve d’initiative et d’autonomie dans la limite de ses fonctions

• Faire preuve de discrétion et respecter scrupuleusement la règle du secret professionnel.

• Avoir l’esprit d’équipe, de la collaboration et le sens du respect

• Etre capable d’établir de bonnes relations professionnelles avec une équipe pluridisciplinaire et avec les personnes extérieures au service et à l’établissement.

• Etre capable de s’adapter à différentes situations de travail : savoir travailler dans l’urgence