Administratif Ref. R09-08

Gestionnaire "Temps de travail Médical et Permanence des Soins

Caractéristiques du poste

Type de contrat : CDI - MUTATION - DETACHEMENT

Contexte

LOCALISATION ET RATTACHEMENT

PRESENTATION GENERALE DU SECTEUR D’ACTIVITE

Gestion du temps de travail médical, de la permanence et la continuité des soins

Secteur composé d'un adjoint des cadres et de trois adjoints administratifs

 

LIEU D’EXERCICE

Direction des Affaires Médicales – Bâtiment de la Direction Générale – Site Pontchaillou

 

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE : positionnement du poste dans l’organigramme

Directeur des affaires médicales

Directrice adjointe des affaires médicales

Attachée d’Administration Hospitalière

Adjoint des cadres du secteur « Temps de travail médical, permanence et continuité des soins »

 

RELATIONS FONCTIONNELLES PRINCIPALES

Directeur, Directrice adjointe, A.A.H., A.C.H., praticiens - internes et étudiants hospitaliers, secrétariats médicaux, Trésorerie principale, DIFSI

 

 

Mission

ACTIVITES

MISSIONS (répartition par pôle entre les trois gestionnaires)

- Gestion et suivi quotidien du tableau de la permanence des soins et des tableaux de service du personnel médical (présentéisme, absentéisme…)

- Suivi et paiement de la permanence des soins et du temps de travail additionnel

- Gestion des statistiques liées aux tableaux de service

- Référent du logiciel de gestion de temps de travail e-GTTPM

- Gestion et suivi des Comptes Epargne Temps

- Gestion et suivi de l’intérim (accueil, planification et facturation)

- Suivi et gestion des déplacements du personnel médical dans le cadre des ordres de mission

- Gestion des mails et appels nombreux

- Classement et archivage

ACTIVITES PRINCIPALES

Tableau de la permanence des soins et tableaux de service du personnel médical

Contrôle, mise à jour et suivi quotidien du tableau de la permanence des soins (gardes, astreintes des effectifs seniors, internes et externes…) dans le respect du protocole du CHU

Contrôle de la cohérence et de l’exhaustivité des tableaux de service (présentéisme et absentéisme des effectifs seniors et internes)

Elaboration et envoi quotidien du tableau de garde et mail de la planification de garde aux Urgences Adultes le week-end

Elaboration de documents divers (autorisations, décisions, habilitations, relevés de gardes, attestations, contrat TTA (~500), annexes aux conventions, fiche individuelle CET et TTA…)

Suivi et gestion des grèves

Paie de la permanence des soins et du temps de travail additionnel

Contrôler et saisir les éléments variables avant l’envoi en paiement

Gestion de l’après-paie (préparer et transmettre les justificatifs de paie à la trésorerie principale, contrôles CRC, gestion bulletins négatifs,

entrées/sorties, requête : relevé receveur, CEX, CSS)

Paiement au quadrimestre du temps de travail additionnel 

Gestion des statistiques liées au tableau de service

Etablir des statistiques et réaliser des analyses de la permanence des soins, du temps de travail additionnel, des congés, de l’absentéisme et du présentéisme des services grâce à un logiciel de requêtage

Logiciel e-GTTPM et AGIRH Noyau

Gestion des utilisateurs (arrivées et départs) et des différents profils

Assistance logistique du logiciel grâce à la prise de mains à distance

Saisie et mise à jour des listes de garde des praticiens, internes et étudiants en médecines (externes)

Aide à l’élaboration des listes de gardes aux Urgences adultes internes et non-urgentistes

Saisie des congés des internes en stage chez le praticien

Gestion de l’intérim

Suivi des besoins des différents services, accueil du personnel, planification et facturation

ACTIVITES SPECIFIQUES

Gestion des déplacements du personnel médical :

Suivi et gestion des missions, de l’utilisation des ordres de missions par les praticiens et des dépenses liées.

Tenir les comptes des tickets de métro (DAM et certains praticiens)

Gestion des comptes épargne temps :

Suivi des transferts arrivées/départs, traitement annuel des comptes épargne temps (sur 3 mois), gestion quotidienne

Exigences du poste

DIPLÔME(S) PROFESSIONNEL(S) REQUIS OU SOUHAITE(S)

Baccalauréat Gestion Administrative

FORMATION(S) REQUISE(S) OU SOUHAITEE(S)

Connaissance des applications bureautiques Excel (très bonnes connaissances), Word (publipostage) et Outlook

EXPERIENCE(S), CONNAISSANCE(S) ET SAVOIR FAIRE REQUIS OU SOUHAITE(S)

Connaissance des applicatifs de GRH (Agirh Noyau, Agirh Gestion du Temps de Travail, Agirh Planning),

Connaissance de l’applicatif de gestion budgétaire eMagh 2

Connaissance du logiciel de requêtage Business Object Webi

QUALITES REQUISES

- Aisance et appétence pour l’informatique

- Rigueur, attention, logique

- Sens de l'organisation

- Capacités de communication, qualités relationnelles

- Aptitude au travail en équipe

- Discrétion et diplomatie

CONDITIONS D’EXERCICE

Poste de catégorie C

Poste à temps plein en polyvalence avec les gestionnaires du secteur durant les périodes de congés et absences diverses

Horaires du poste : amplitude fixe de 8h00 (pause midi 40 minutes) sur horaires variables entre 8h15-18h00.

Permanences par roulement avec les autres gestionnaires et secrétaires de la Direction sur un horaire 10 heures – 18 heures