Administratif Ref. R02-13

Assistant Achats - Filière Pharmacie

Caractéristiques du poste

Type de contrat : MUTATION DETACHEMENT CDI

Contexte

PRÉSENTATION GÉNÉRALE DE L’ACTIVITE « ACHATS »

La Direction des Achats du CHU de Rennes est composée en 6 filières / centres d’achat :

• Pharmacie,

• Biologie,

• Biomédical,

• Informatique & systèmes d’information,

• Achats généraux / Logistique / Hôtellerie,

• Projets immobiliers – maintenance – énergie.

 

PRESENTATION  AU  NIVEAU  DU PÔLE PHARMACIE

Les activités du pôle pharmaceutique sont organisées sur 2 sites (Pontchaillou et l’Hôpital Sud) et comprennent également les dispensations des produits pharmaceutiques (médicaments et dispositifs médicaux),  sur  l’Hôpital de La Tauvrais, Clinique St Laurent, Hôtel Dieu et les Centres Pénitentiaires. Outre cette activité de dispensation, le Pôle assure également les achats, l’approvisionnement et le stockage des produits pharmaceutiques du CHU, la fabrication - production de médicaments et produits de santé, la stérilisation de l’instrumentation chirurgicale,  et les fonctions de matériovigilance. 

 

Le pôle est structuré en 3 domaines d’activités :

 

• Gestion pharmaceutique regroupant Achats - Approvisionnements,  ainsi que la délivrance des dispositifs médicaux stériles et implantables, intégrant le process externe vers les fournisseurs et le process interne vers les autres secteurs du pôle et les pôles cliniques, avec notamment  l’information pour le bon usage des dispositifs médicaux et la matériovigilance.

• Production regroupant les UF de préparation et  de contrôle des médicaments ainsi que la stérilisation

• Pharmacie Clinique – Délivrance Médicaments  couvrant  également les essais cliniques et  l'information des utilisateurs.

• L’effectif du pôle : L’effectif total du pôle est de 212,17 ETP (Personnel médical : 19,5 ETP, personnel non médical : 193,2 ETP).

 

LIEU D’EXERCICE

• Hôpital Pontchaillou dans le bâtiment Jean Dausset au niveau 0 

RELATIONS FONCTIONNELLES PRINCIPALES

• Direction des achats et pharmacien acheteur référent 

• Pharmaciens  référents de gamme du domaine Achats Approvisionnements du pôle pharmacie,

• Infirmier cadre de santé de l’U.F. Achats,

• Agents de l’UF Achats (adjoints administratifs et adjoints administratifs de liquidation),

• Contrôleur de gestion du pôle pharmacie,

• Préparateurs en pharmacie de la cellule de codification  pôle pharmacie,

• Pharmaciens des établissements de santé du Groupement Hospitalier du Territoire et de région,

• Coordinations des  GCS : Uni HA, Achat santé Bretagne

• Cellule des marchés CHU Rennes,

• Equipes juridique des contrats 

• Trésorerie.

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE 

• Cadre de santé de l’UF Achats pôle pharmacie

 

 

 

Mission

MISSIONS

Assurer la gestion des dossiers d’achats de produits pharmaceutiques (Médicaments et Dispositifs Médicaux) sous la responsabilité et l’autorité technique du pharmacien  acheteur référent conformément : 

 

• aux règles de la commande publique, de la comptabilité publique,

• aux procédures ou bonnes pratiques internes au CHU,

• dans le respect des crédits budgétaires alloués.

ACTIVITÉS PRINCIPALES ET SPÉCIFIQUES

Met en œuvre des procédures d’achat public (en lien avec les pharmaciens)

• Comprend l’environnement de la filière et ses enjeux,

• Maitrise les tenants et les aboutissants d’une procédure d’achat

• Mène une procédure d’achat public simple ou complexe

• Travaille en lien avec l’acheteur référent de gamme

• Utilise la plateforme de dématérialisation des marchés publics pour toutes les étapes des procédures..

• Crée et décline les campagnes des procédures d’achat dans Epicure

• Rédige les documents spécifiques des marchés avant soumission à la cellule juridique 

• Dépouille des offres, valide les candidatures, contrôle le chargement et la cohérence des offre dans Epicure

• Etablit le diaporama pour l’analyse des offres fournisseur

• Participe aux réunions d’analyse et de choix

• Enregistre les marchés et les prix ( magh2) 

Suivi des fournisseurs

• Suit au quotidien les fournisseurs afin de leur apporter un soutien opérationnel et identifier les actions pertinentes

• Met à jour en permanence la base de données fournisseurs en intégrant les nouvelles données du marché,

Système d’Information

• Gère la base « marchés » : création et modification (magh 2) ; complète la base «  produits »

• Incrémente les  bases de données : Epicure, Okaveo (planification des marchés) 

Reporting et suivi

• Alimente les outils d’information  pour diverses statistiques type PAAT ( plan action achat territorial) 

• Tient à jour des retroplannings et alertes si nécessaire.

Relation groupements d’achat (GCS – UNIHA )/ fournisseurs / filières CHU

• Participe à  la communication vers les  différents secteurs internes CHU (Biomédical, Services de soins..), ou externes (GCS, groupements, Trésorerie) 

• Est force de proposition pour la communication de la filière,

• Organise des échanges avec les groupements d’achat / fournisseurs /interlocuteurs CHU,

• Apporte une réponse pertinente en cas de litiges sur des commandes ou factures

• Sait solliciter les différents interlocuteurs de filière,

• Interagit avec les autres filières.

• Participe aux réunions d’information sur les achats 

Coordonne  la filière au niveau du GHT

• Liens entre les établissements partis et le CHU dans le processus des achats, information en lien avec le pharmacien acheteur

Exigences du poste

EXIGENCES DU  POSTE

DIPLOMES ET EXPERIENCE SOUHAITES

•      Bac +2 ou 3 en gestion (BTS, DUT ou Licence Professionnelle), type BTS Négociation et Relation Client, BTS Management des Unités Commerciales, DUT Techniques de commercialisation ou Licence  pro gestion achats et approvisionnements,

• Expérience professionnelle souhaitée de 2 ans minimum.

COMPÉTENCES SOUHAITÉES

• Techniques de gestion de portefeuilles d’achat,

• Technique de communication et de reporting,

• Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point, … )

• Connaissance de la réglementation des marchés publics, 

• Connaissance de la réglementation comptable et budgétaire hospitalière.

CONNAISSANCES  SPECIFIQUES

• Maitrise des principaux logiciels BO, Epicure § Epicure web

• Connaissance du logiciel  de gestion économique et financière Magh2 (ou équivalent)

QUALITES REQUISES  ET SAVOIR ETRE

• Sens de l'organisation de son travail : capacité à classer les informations et autonomie dans l'exécution

• Capacité à travailler en équipe dans un bon état d’esprit

• Sens des responsabilités

• Rigueur d'exécution 

• Capacité à faire des liens entre différentes sources d’information et à assurer le suivi de traitement des données

• Adaptabilité 

• Anticipation 

• Savoir prendre du recul 

• Faire preuve d’initiative

• Compréhension des enjeux de la filière 

• Etre force de proposition 

• Faire preuve  de ténacité 

• Développer un état d’esprit constructif et positif

CONDITIONS D’EXERCICE

• Poste de catégorie B

• Poste à 100%.

• Amplitude horaire: 8h30 à 16h30 du lundi au vendredi. 

• Tâches réalisées sous le contrôle des pharmaciens et du cadre responsable de l’UF Achats

• Permanence de l’activité tous les jours ouvrables à partager avec les agents du bureau des marchés

• Entraide et remplacement ponctuel sur les autres postes du bureau des  marchés pharmaceutiques

• Respect du secret professionnel